Должностная инструкция архивариуса предприятия

Должностная инструкция архивариуса — основные обязанности и образец

Архивист относится к категории специалистов, обязанности которых заключаются в ведении архива (их обязанности схожи с заведующими хозяйством). Основные положения типовой формальной должностной инструкции, утверждаются, в зависимости от наименования учреждения.

Поэтому у архивариуса бюджетного учреждения и у специалиста производственного предприятия, обязанности и ответственность будут совершенно разными. Далее будет подробно рассказано, как именно составляется регламентирующий документ в зависимости от наименования предприятия.

Должностная инструкция архивариуса — основные положения

Основные положения являются открывающим или начальным разделом типового документа. В них указываются, в общем виде, права и обязанности, а также дается короткая информация о наименовании предприятия.

Здесь же указываются ссылки на локальные регламентирующие акты учреждения. В типовом образце содержится информация, согласно которой любой архивариус должен отвечать за полное обеспечение деятельности производственного архива.

Обратите внимание

Если речь идет о бюджетном учреждении, то основные положения связанны с обеспечением сохранности архивной документации, выдачей, по первому требованию, необходимых документов сотрудникам, списанием или уничтожением потерявших актуальность документов.

Здесь же указывается обязанность — постоянно разрабатывать технический регламент ведения архива. В зависимости от наименования предприятия, основные положения могут разниться, но суть должностной инструкции архивариуса, всегда остается идентичной.

Должностная инструкция архивариуса бюджетного учреждения – образец

В бюджетном учреждении, специалист данного направления, назначается локальным внутренним приказом директора учреждения. В отдельных случаях, право назначения, дается заведующему архивным отделом.

Бюджетное учреждение нуждается в постоянном ведении архивов, поэтому должностная инструкция описываемого специалиста, должна содержать следующие разделы:

  • основные положения (здесь дается общая характеристика такой должности и система подчинения по штатной вертикали);
  • права и обязанности;
  • схема выплаты вознаграждения;
  • рамки ответственности;
  • требования к квалификации;
  • варианты расторжения соглашения;
  • заключительные положения.

В зависимости от наименования предприятия, настоящий образец, может содержать дополнительные пункты. В частности, в бюджетных учреждениях, обычно используется практика расширенного списка задач. Делается это в соответствии с формальными методическими рекомендациями 46-ФЗ.

Должностная инструкция архивариуса медицинского учреждения

Медицинская организация, в большинстве случаев, является бюджетным предприятием. Поэтому задачи, основные положения, формальные обязанности, и схема выплаты вознаграждения специалисту, являются идентичными с любым бюджетным предприятием.

И, в частности, здесь важно учитывать специфику деятельности описываемого специалиста. К ведению документации, добавляется, также, обязанность обеспечения сохранности медицинских и профилактических карт.

В соответствии с формальными методическими рекомендациями, хранение медицинских карт в организации длится не более 25 лет. Во всём остальном типовой образец будет составляться по аналогичной структуре.

К слову, еще на сайте имеется статья о том, что входит в обязанности санитарки в больнице.

Должностная инструкция архивариуса на предприятии

Независимо от наименования предприятия, архивариус, помимо сохранности технической, производственной, кадровой, и прочей документации, обязан также выдавать запрашиваемые документы всем лицам из штата, по первому требованию.

В должностной инструкции, в данном случае, отмечается обязанность быстрого поиска соответствующего документа и последующую его выдачу штатному сотруднику. Здесь же указывается обязанность своевременного списания и уничтожения потерявших силу документов.

Права архивариуса, заключаются в обеспечении, в техническом и материальном плане, его рабочего места. Все эти положения прикрепляются, в виде приложения, к трудовому договору.

Типовой образец должностной инструкции архивариуса

Структурные элементы документа, в каждом случае, могут существенно разниться. В медицинской организации и на производственном предприятии, у такого специалиста, могут быть совершенно разные преференции и обязанности.

Но типовой пример описываемого документа подходит практически для каждого случая. В него достаточно лишь добавить необходимые пункты. После его утверждения, одна копия помещается в кадровый отдел, на все время действия соглашения, а другая (по желанию) передается наемному сотруднику.

Просмотреть и скачать такой образец можно здесь:

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://www.samso.ru/trudovye-otnosheniya/dolzhnostnaya-instrukciya-arxivariusa-osnovnye-obyazannosti-i-obrazec.html

Что должна содержать должностная инструкция архивариуса: примеры и образцы документов

От того, насколько грамотно составлена должностная инструкция архивариуса, зависит, насколько качественно будет работать сотрудник. При этом в инструкции указываются не только трудовые обязанности архивариуса, но и его права и зона ответственности, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особым вниманием.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции работодатель прописывает:

  • к какой категории работников сотрудник принадлежит (архивариус является техническим исполнителем);
  • кем он назначается и освобождается от должности (приказом генерального директора предприятия);
  • кому работник подчиняется (заведующему архивом);
  • каким образованием и опытом он должен обладать (чем крупнее организация, тем серьезнее требования);
  • к кому переходят функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса во время его отсутствия на рабочем месте (уполномоченному должностному лицу).

Кроме того, от архивариуса зачастую требуется знание:

  • правил приема, обращения, хранения и передачи документов в архив;
  • единой государственной системы делопроизводства;
  • руководящих документов по ведению архивного дела в организации;
  • правил оформления дел и их подготовки к дальнейшему использованию и хранению;
  • порядка разработки описаний документов временного и постоянного хранения;
  • правил оформления актов об уничтожении документации;
  • организационно-штатной структуры предприятия;
  • норм ведения составления и учета отчетности;
  • правил обращения со средствами коммуникации;
  • основных принципов организации труда;
  • правил внутреннего трудового распорядка;
  • норм этики и делового общения;
  • законодательства о труде;
  • норм охраны труда и правил противопожарной защиты.

Руководствоваться в своей деятельности архивариус должен действующим законодательством РФ и внутренними руководящими актами предприятия.

Должностные обязанности: на что имеет право архивариус и его ответственность

Трудовые функции архивариуса прописываются в отдельном разделе должностной инструкции и традиционно заключаются в:

  • создании справочной системы документов;
  • отборе, упорядочивании, комплектации, использовании и обеспечении сохранности документов;
  • контроле ведения и оформлении делопроизводства в структурных подразделениях организации;
  • приеме на хранение и регистрации документов от структурных подразделений организации;
  • обеспечении сохранности документов, переданных в архив;
  • шифровании единиц хранения в соответствии с действующими законодательством РФ;
  • разработке номенклатуры дел, проверке верности их состава и оформлении при передаче в архив;
  • создании системы поиска документов, обеспечении быстрого и удобного доступа к ним;
  • подготовке сводных описей единиц временного и постоянного хранения, актов для направления документов на государственное хранение, а также на списание и уничтожение документации;
  • слежении за соблюдением правил противопожарной защиты в помещениях, отведенных под архив;
  • контроле состояния документов, своевременности их восстановления, соблюдения условий в помещениях архива для обеспечения их сохранности и целостности;
  • выдаче архивных копий и документов в соответствии с поступающими запросами;
  • составлении справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, а также подготовке сведений для составления отчетов о его деятельности;
  • использовании в работе средств автоматизации учета и коммуникации;
  • разработке требований, инструкций по организации архивного дела и ведению делопроизводства;
  • оказании сотрудникам организации помощи в поисках необходимой документации;
  • инструктировании сотрудников предприятия о правилах подготовки и сдачи дел в архив.

В то же время архивариус вправе:

  • вносить предложения по улучшению собственной деятельности и работы предприятия в целом;
  • принимать самостоятельные решения в рамках установленных полномочий;
  • отказаться от выполнения полномочий при возникновении угрозы для жизни или здоровья;
  • требовать от руководства создания нормальных условий для сохранности документов, материальных ценностей и выполнения служебных обязанностей;
  • подписывать документы в рамках собственной компетенции;
  • представлять интересы организации в установленном порядке;
  • получать сведения о решениях руководства, касающихся работы архивариуса;
  • обращаться к специалистам по вопросам, выходящим за пределы профессиональной компетенции;
  • получать информацию, необходимую для выполнения собственных должностных обязанностей;
  • вступать в коммуникацию с работниками структурных подразделений организации по рабочим вопросам.

Отдельным параграфом следует обозначить круг ответственности архивариуса. Как правило, данный сотрудник отвечает за:

  • нанесение ущерба организации;
  • ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
  • направление клиентам и руководству компании заведомо недостоверных данных;
  • неправомерное обращение с личными данными и коммерческой тайной организации, а также за разглашение конфиденциальных сведений;
  • качество ведения отчетной документации;
  • нарушение правил трудового распорядка, противопожарной защиты, техники безопасности и требований трудовой дисциплины;
  • последствия самостоятельных решений и действий;
  • несанкционированное руководством представление интересов организации;
  • нарушение норм делового общения и этикета;
  • нарушение требований руководящей документации предприятия.

Образцы должностной инструкции архивариуса

Типовая инструкция

Образец типовой инструкции архивариуса предприятия вы можете скачать здесь: https://yadi.sk/d/XM4eqakx3TY83E

Медицинского учреждения

Архивариусов больницы нередко называют сотрудниками медицинского архива или медицинскими архивариусами. При этом их должностные обязанности, как правило, выглядят так: https://yadi.sk/d/PmNV9CLn3TY8TM

Образовательного учреждения

Бланк должностной инструкции архивариуса института мы разместили по ссылке: https://yadi.sk/i/fHOfDjyS3TY9ZT

Чтобы найти заполненный образец документа для работника колледжа, необходимо нажать сюда: https://yadi.sk/i/FLWBLyvl3TY9eC

Суда

Должностные обязанности архивариуса суда выглядят следующим образом: https://yadi.sk/i/70ucns8p3TY9pW

Архивариуса-делопроизводителя

Скачать примерную инструкцию для архивариуса с функциями делопроизводителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/7HtUpVQ13TY9vW

Таким образом, архивариус может быть работником как бюджетного, так и частного учреждения, однако в любом случае его должностная инструкция должна быть максимально полной, подробной и соответствующей законодательству.

Источник: https://specworkgid.com/baza-znanij/info/dokumenty/obrazcy-instrukcij/dolzhnostnye/arxivariusa.html

Должностная инструкция архивариуса и правла ее составления

На всех предприятиях трудятся рабочие коллективы. Сведения которых хранятся определенное время в кадровых отделах организации, после чего передаются в архив. Там вся информация о предприятии и его трудящихся хранится длительный период времени, который предусмотрен нормативно правовыми актами для каждого в отдельности.

Должность архивариус

Архивариусом является физическое лицо, которое осуществляет свою трудовую деятельность в архиве конкретного учреждения. Данная должность в основном востребована в крупных организациях, где ежедневно осуществляется большой оборот различных документов.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

Должностная инструкция архивариуса

К таким организациям можно отнести:

  • финансовые учреждения;
  • банки;
  • главные офисы страховых отделений;
  • производственные и промышленные предприятия;
  • учреждения государственной формы собственности.

Трудовая деятельность сотрудника архива заключается в следующем:

  • обеспечивать хранение и сохранность всех документальных актов, которые поступили в архив;
  • осуществлять прием и оформление поступающих документов;
  • принимать участие в создании перечня поступивших дел;
  • проверять грамотность составления и оформление дел, при их поступлении;
  • производить шифровку хранящихся дел, согласно внутренним правилам предприятия;
  • вести постоянный учет принятых документов;
  • подготовку материалов к списанию или уничтожению, в случае если срок хранения у них истек;
  • обеспечивать быстрый поиск нужного документа, для чего необходимо создать и вести соответствующий справочник;
  • выдавать по официальному запросу требуемые копии или оригиналы архивных документов.

Назначать на должность архивного работника и увольнять с нее имеет право только руководитель подразделения.

Что входит в обязанности архивариуса

Должностные обязанности архивиста включают в себя следующие функции:

  • формирование картотеки, которая может составляться в бумажном или электронном виде;
  • получение поступающей в организацию корреспонденции, ее фиксация и подкрепление в картотеку;
  • предоставление требуемых экземпляров хранящихся в архиве. Они могут предоставляться как в оригинальном виде на определенное время, так и в виде копии на постоянной основе;
  • составление и предоставление различных отчетов непосредственному руководителю;
  • осуществлять переписку с другими организациями, которые обратились с соответствующим запросом;
  • соблюдать контроль над безопасным состоянием рабочего места;
  • выполнять должностные поручения, отданные вышестоящим руководством подразделения;
  • препятствовать исчезновению архивных документов, а также не допускать сторонних лиц к картотекам;
  • следить за состоянием хранимых материалов, в случае установления какого либо нарушения устранять его по мере своих возможностей;
  • вести постоянный учет принимаемых на хранение и выдаваемых в пользование материалов.
Читайте также:  Продажа одежды через интернет: с чего начать, как найти поставщика

Читайте также!  Какие профессиональные навыки указывать в резюме: примеры

Любой работодатель имеет полное право лично корректировать обязанности такого сотрудника.

Также бывают случаи, когда работник архива занимает еще одну должность по совместительству. Таким образом, количество функциональных обязанностей возрастает.

На должность архивиста назначается сотрудник, который обладает хотя бы поверхностными знаниями следующей информации:

  • нормативно правовые акты, касающиеся непосредственно его работы, включая различные положения и настоящую должностную инструкцию;
  • правила получения и выдачи дел;
  • способы хранения и использования подотчетной документации;
  • основные аспекты делопроизводства;
  • порядок описи документации, и ее ликвидация;
  • основные правила ведения учетов и составления отчетов;
  • Трудовой Кодекс Российской Федерации.

Кроме знаний, архивариус должен уметь:

  • пользоваться персональным компьютером и другой офисной техникой;
  • работать с большим объемом информации;
  • правильно формулировать свои идеи, при этом нужно грамотно их выражать как в письменной, так и устной форме.

Также архивариус должен иметь представление о предприятии, где он трудится, и знать все профессии задействованные на различных объектах организации. Таким образом, исчезнет большое количество лишних вопросов при выдаче требуемого документального акта.

Сотрудник архива может осуществлять трудовую деятельность при наличии высшего или неоконченного высшего образования. Также такую профессию можно получить, если пройти соответствующие курсы по профилю «делопроизводство».

Требования, которые предъявляются к личным характеристикам архивариуса, являются:

  • хорошая память;
  • способности производить анализ большого количества поступающей информации;
  • замечать мельчайшие детали;
  • спокойный, не вспыльчивый характер;
  • опрятность;
  • организаторские способности;
  • желание трудиться.

Данная должность не требует у соискателя определенного стажа работы. И позволяет добросовестному и грамотному специалисту архивного дела продвигаться по карьерной лестнице вверх. Что является огромным плюсом для выпускников высших и профессиональных учебных заведений.

Обязанности и права рабочего архива

Трудящийся на такой должности имеет следующие права:

  • получать всю необходимую информацию о готовящихся проектах и принятых решениях со стороны руководства предприятия;
  • излагать советы по усовершенствованию производства касаемо своей сферы деятельности;
  • информировать начальство о возникших нарушениях или недостатков, при выполнении своих должностных обязанностей;
  • предлагать варианты устранения выявленных недостатков;
  • требовать как от руководства, так и от других трудящихся предоставления необходимых сведений для полноценного осуществления своей трудовой деятельности;
  • прибегать к помощи руководителей компании для осуществления своих обязанностей;
  • не выполнять свои трудовые обязанности, ели это несет опасность здоровью или жизни;
  • требовать от начальства надлежащих условий труда;
  • ставить личную подпись на документах, только в рамках своей компетенции;
  • общаться и задавать вопросы сторонним специалистам.

Читайте также!  Должностные инструкции разнорабочих — их права и обязанности

В обязанности архивариуса входит обязательное руководство следующими законодательными актами:

  • нормативно правовой базой Российской Федерации;
  • внутренним трудовым распорядком предприятия, которое разрабатывается внутри подразделения на основании типового положения, и утверждается главой подразделения. Архивариус с таким локальным документом должен быть ознакомлен под роспись;
  • распоряжениями и приказами сотрудников, которые ведут надзирательную деятельность за его работой, то есть вышестоящего начальства;
  • своей профессиональной инструкцией. С которой в обязательном порядке должен быть ознакомлен.

Также работник архива обязан подчиняться своему непосредственному руководителю (управляющему канцелярией или начальнику кадрового отдела), и соблюдать субординацию.

Архив с документами

В случае больничного, отпуска или командировки архивариуса, директор подразделения возлагает его обязанности на иное лицо.

Специалист по архивным делам является ответственным лицом. В первую очередь он несет ответственность за:

  • некачественное и несвоевременное исполнение своих обязательств согласно должностной инструкции, и «Трудовым Кодексом» Российской Федерации;
  • различные нарушения совершенные за период его трудовой деятельности в конкретной организации. допустимые нарушения могут повлечь административное, гражданское и даже уголовное наказание;
  • нанесение морального или материального убытка предприятию, который регламентируется правовым законодательством Российской Федерации.

Нарушения при трудовой деятельности работника архивного отдела выявляются специалистами предприятия, и контролирующими органами. Поэтому лицо, не выполняющее своих прямых обязанностей, может привлекаться к административному взысканию в виде штрафа. А также глава компании имеет полное право отстранить нарушителя от выполнения его должностных обязанностей

В зависимости от того какой материальный ущерб был нанесен организации, архивариус может быть привлечен к ответственности согласно «Уголовному Кодексу» Российской Федерации. Что соответственно может привести в лучшем случае к штрафу, а в худшем лишение свободы на определенный срок.

Источник: https://vesbiz.ru/personal/dolzhnostnaya-instrukciya-arxivariusa.html

Должностные обязанности архивариуса – на предприятии, инструкция

Главная — Организация бизнеса — Кадры — Должностные инструкции — Должностные обязанности архивариуса

Должность архивариуса является достаточно распространенной, особенно на крупных предприятиях, и поэтому многих соискателей и работодателей интересуют должностные обязанности архивариуса.

Важно

Обязанности архивариуса в архиве могут быть достаточно широкими, в зависимости от специфики деятельности конкретной организации.

При этом следует также понимать, что они могут расширяться и в зависимости от квалификации сотрудника – так, должностные обязанности архивариуса-делопроизводителя могут предусматривать и наличие дополнительных требований к работнику.

Должностные обязанности архивариуса на предприятии – общие сведения о должности

Ведение архивов для хранения документации является прямой обязанностью большинства субъектов хозяйствования в Российской Федерации.

И если в рамках небольшого предприятия с минимальным бумажным документооборотом с такими задачами легко может справиться руководитель, бухгалтер или кадровый сотрудник, то в крупных компаниях с большим документооборотом, архивной деятельностью может заниматься целый отдел. Наиболее часто востребованы архивариусы в следующих сферах деятельности:

  • Финансовые и банковские учреждения.
  • Страховые компании.
  • Государственные учреждения.
  • Крупные промышленные предприятия.
  • Корпорации национального и международного уровня.

Название «архивариус» в целом не является юридически значимым. Профессиональные специалисты по ведению архивов обучаются на профессию архивиста и называются соответствующим образом. Однако в разговорной речи и, соответственно, при поиске персонала и его подборе чаще всего в отношении любых работников архива применяется именно обозначение «архивариус».

Следует помнить, что законодательство во многих вопросах тщательно регулирует само архивное дело и регламентирует порядок и сроки хранения документации в архиве. И все эти нормативы также должны быть известны самому архивариусу, ведь их незнание может повлечь за собой привлечение к ответственности работодателя и самого сотрудника.

С юридической точки зрения основным регламентирующим подобную деятельность документом является ФЗ №125 от 22.10.2004, однако частные случаи могут предусматривать влияние на неё и иных нормативных документов и законодательных актов, в особенности в сфере государственной службы.

Обязанности архивариуса в архиве

Должностные обязанности архивариуса могут отличаться, в зависимости от конкретных особенностей организации труда на предприятии. Однако в обще случае, они включают в себя следующие задачи:

  • Получение корреспонденции и прием иных документов, подлежащих занесению в архив. Часто работники архива также выполняют функцию канцелярии.
  • Формирование архивной системы предприятия и механизмов её использования. При этом архивариус должен также иметь эффективные методы обучения использования данной системы иными работниками.
  • Ведение учета хранящихся документов. Архивариус должен всегда иметь точное понимание о том, как и где хранятся архивные документы, сколько их присутствует в архиве.
  • Предоставление доступа к архивной информации. Архивариус должен не только предоставлять доступ к архивам в соответствии с правилами внутреннего распорядка или нормами законодательства, но и уметь осуществлять поиск необходимой документации в кратчайшие сроки.
  • Контроль состояния архивных документов. В случае возможной порчи или старения материалов, архивариус должен обеспечить сохранность документации или перенос её на новый дополнительный носитель.
  • Обеспечение безопасности архива. Должностные обязанности архивариуса обычно предусматривают и охрану архива от проникновения посторонних лиц, а также обеспечение ограничений доступа к архиву.
  • Исполнение поручений руководства. В соответствии с локальными нормативными актами и системой субординации, принятой на предприятии, архивариус должен также исполнять и иные обязанности, предусмотренные трудовым договором, а также приказами и распоряжениями своих руководителей.

Спектр должностных обязанностей архивариуса-делопроизводителя может быть намного шире и включать в себя необходимость ведения деловой переписки, оформления документации и множество иных действий.

Кроме этого, часто должностные обязанности архивариуса по причине небольшого размера архива и объема работы могут предусматривать совмещение профессий или должностей.

Соответственно, у таких специалистов должностные обязанности будут еще шире.

Требования к знаниям, образованию и квалификации архивариуса

Непосредственно должностные инструкции архивариуса также включают в себя и основные квалификационные требования, предъявляемые к сотрудникам и соискателям, претендующим на данную должность.

Эти требования также обычно устанавливаются работодателем с учетом особенностей деятельности субъекта хозяйствования, однако в большинстве ситуаций есть возможность установить общеприменимые требования.

Так, архивариус должен знать:

  • Положения нормативных документов и законодательных актов, обеспечивающих правовое регулирование архивного дела.
  • Установленные на предприятии локальные нормативные акты, которые касаются правил выдачи и получения дел и ведения архива.
  • Методы хранения и использования документации в порядке ведения архивного дела.
  • Порядок учета, описи, хранения и утилизации архивной документации.

Помимо определенных теоретических знаний, у архивариуса в соответствии с его должностными обязанностями на предприятии также должны присутствовать и некоторые практические навыки. А именно:

  • Архивариус должен обладать умениями использования компьютера и иной офисной техники для работы с архивами.
  • Сотрудники данной должности должны иметь практические навыки ведения делопроизводства.

Работодателям также следует обратить внимание на определенный спектр личных качеств, которые должны присутствовать у архивариуса:

  • Хорошая память.
  • Аналитический склад ума.
  • Внимательность.
  • Усидчивость.
  • Спокойствие.

Так как данная работа часто может являться рутинной и однообразной, необходимо особое внимание уделить именно психологическому комфорту работников и их мотивации.

(12

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/dolzhnostnye-obyazannosti-arhivariusa.html

Должностная инструкция архивариуса — образец

Кто такой архивариус?

Структура и содержание должностной инструкции архивариуса

Типовые требования к архивариусу

Должностные обязанности архивариуса

Разработка и принятие должностной инструкции архивариуса

Кто такой архивариус?

Архивариус (архивист) — это сотрудник архива, или, в более широком понимании, хранитель документов. К архивному фонду России относятся как государственные архивы, так и негосударственные; при этом государственные могут подразделяться:

  • на федеральные архивы;
  • архивы субъектов Федерации;
  • архивы различных ведомств.

В связи с тем, что многие документы, сопровождающие предпринимательскую деятельность любой организации (налоговые отчеты, приказы, бухгалтерские документы, документы делопроизводства и т. д.

), требуют сохранности в течение определенного промежутка времени, в частных фирмах также может потребоваться специалист, способный организовать работу архива и систематизировать документооборот в нем.

Читайте также:  Как подключиться к яндекс такси напрямую

Именно этим и занимается архивариус.

Таким образом, он может быть работником как государственного (бюджетного) учреждения, так и частного предприятия. В частности, архивариусы довольно востребованы в страховых и финансовых компаниях, банках, на госпредприятиях. Такое разнообразие заметно влияет на круг должностных обязанностей специалиста, а значит, и на содержание должностной инструкции в каждом конкретном случае.

Структура и содержание должностной инструкции архивариуса

Скачать форму должностной инструкции

Должностная инструкция архивариуса должна не только соответствовать стандартной структуре, принятой в деловом обороте для подобных документов, но и учитывать профессиональные требования к сотруднику и специфику работы организации, для сотрудника которой она составляется.

Типовая должностная инструкция для архивариуса может выглядеть так:

  1. Начинается документ с отметок об утверждении и согласовании должностной инструкции, а также подписей ответственных лиц и дат (утверждения и согласования), проставляемых в соответствующих графах в правом верхнем углу первой страницы.
  2. Далее идет раздел «Общие положения», включающий в себя требования о возрасте и профессиональных навыках сотрудника. К общим положениям относится и информация о месте должности архивариуса в штатной структуре компании, то есть уточняется, кому подчиняется сотрудник, к каким работникам относится должность архивариуса (техническим, руководящим и т. д.). В этом же разделе перечисляются законодательные акты и внутренние документы организации, с которыми должен быть ознакомлен работник, а также определяются правила приема на работу, увольнения и замещения работника на время отсутствия.
  3. Затем идет раздел, в котором описываются должностные обязанности и права архивариуса. Это важнейший раздел документа, требующий тщательной проработки: недостаточно перечислить типовые должностные обязанности, присущие архивариусу, — нужно сделать их корректировку с  учетом особенностей работы организации, а также включить в обязательственный круг функции, которые могут и соответствовать профессии, но которые сотруднику в процессе работы придется выполнять. Что касается должностных прав, то под ними понимается круг правомочий, вытекающих из должностных обязанностей и предоставляемых сотруднику для оперативного их исполнения.
  4. Следующий раздел посвящен ответственности архивариуса за ненадлежащее выполнение своих обязанностей. Внимание: степень ответственности не может выходить за рамки, определенные трудовым законодательством.
  5. Завершает должностную инструкцию место для отметок (даты и подписи работника), свидетельствующих об ознакомлении с документом.

Типовые требования к архивариусу

Получить специальность архивариуса можно, прослушав курс «Документоведение» («Архивоведение») или «Архивное дело». Пройти обучение можно в том числе и на краткосрочных курсах, предоставляемых, например,  биржей труда. Свидетельство об окончании таких курсов является одним из основных требований, предъявляемых к кандидату на должность архивариуса.

К другим требованиям, позволяющим работодателю выбрать из соискателей на должность архивариуса подходящего специалиста, можно отнести:

  1. Определенный уровень образования. В дополнение к наличию свидетельства о полученной специальности архивариуса некоторые работодатели могут заявлять требования, касающиеся учебных заведений, которые должен окончить кандидат на должность. Так, кому-то будет достаточно среднего или среднего специального образования, кто-то удовлетвориться неоконченным высшим, а кому-то потребуется исключительно специалист по организации документооборота, закончивший высшее учебное заведение.
  2. Опыт работы.
  3. Возраст. Об определенной возрастной планке может идти речь, если подыскивается специалист на должность начальника архива или другую руководящую должность в области организации архивного дела на предприятии.
  4. Знание нормативной документации, касающейся архивного дела.
  5. Знание компьютера, в том числе необходимых офисных программ.

Также от специалиста в области архивного дела могут требоваться:

  • умение работать с офисной техникой;
  • навыки работы со значительными объемами информации;
  • грамотная устная и письменная речь;
  • иные навыки, определяемые спецификой работы конкретного предприятия.

Должностные обязанности архивариуса

Круг должностных функций архивариуса должен в первую очередь включать в себя те обязанности, которые непосредственно связаны с его профессиональной специализацией, так как именно из-за этих специальных навыков и принимается на работу сотрудник.

Кроме того, каждый работодатель волен включать в круг должностных обязанностей сотрудника иные, отличные от стандартных, трудовые функции, которые могут как соответствовать профессиональным навыкам работника и лишь немного корректироваться в соответствии со спецификой и особенностями работы организации, так и не быть связанными с его специализацией.

К типовым должностным обязанностям архивариуса можно отнести:

  1. Организацию и ведение архивного делопроизводства на предприятии (как в бумажном, так и в электронном виде).
  2. Прием и регистрацию поступивших в архив документов.
  3. Хранение находящихся в архиве документов.
  4. Участие в составлении нормативных требований по учету и использованию архивной документации.
  5. Обеспечение доступа сотрудников к архиву, выдачу требуемых архивных документов.
  6. Составление отчетов.
  7. Ведение учетных и отчетных документов (журналов, реестров и т. д.).

К должностным обязанностям, не связанным с профессиональными навыками, которые могут быть включены в должностную инструкцию, относятся:

  1. Различные организационные требования по соблюдению трудового распорядка в организации.
  2. Обязанности, связанные с поддержанием в надлежащем порядке рабочего места и архивного помещения (к примеру, соблюдение противопожарной безопасности).
  3. Обязательства по сотрудничеству и взаимодействию с различными подразделениями организации.

Разработка и принятие должностной инструкции архивариуса

Процедуру создания должностной инструкции для архивариуса можно условно разделить на следующие этапы:

  1. Разработка проекта документа. Этим занимаются обычно либо сотрудники подразделения, в котором придется работать специалисту, либо сотрудники специального отдела, в чьи обязанности в числе прочего входит и разработка различных инструкций.
  2. Согласование документа. Проект должностной инструкции должен быть согласован со всеми заинтересованными службами. Как правило, к ним относятся:
    • структура, в которой предстоит работать специалисту (в нашем случае это архив или архивный отдел на предприятии);
    • юридическое подразделение;
    • кадровая служба.
  3. Утверждение инструкции руководством организации. Окончательный вариант документа после согласования со всеми специалистами подается на подпись директору предприятия для утверждения.

Утвержденную должностную инструкцию на предприятии используют, как правило, до тех пор, пока не изменятся требования к условиям работы или кругу должностных обязанностей специалиста. В заключение предлагаем вам ознакомиться с образом должностной инструкции архивариуса, имеющимся на нашем сайте.

Источник: https://nsovetnik.ru/dolzhnostnye_instrukcii/dolzhnostnaya_instrukciya_arhivariusa_obrazec/

Должностная инструкция архивариуса предприятия

Основная функция архивариуса на предприятии и в любом другом учреждении, состоит в организации хранения важных документов. Согласно законодательству, все сведения о работе граждан и регулирующие трудовую деятельность на предприятии имеют срок хранения до 75 лет. Это обусловлено работой пенсионной системы России.

Как должностное лицо, работник архива имеет свои права и обязанности. Его деятельность на предприятии определяет должностная инструкция. Служебные инструкции разрабатываются совместно юрисконсультом и работником кадровой службы.

Они предоставляются сотруднику для ознакомления под личную подпись и выдаются вместе с подписанием трудового контракта.

Образец типовой должностной инструкции архивариуса предприятия

Специфика работы архивариуса заключается во взаимодействии с органами государственной власти.

По запросу из администрации города или другой бюджетной организации, которая взаимодействует с населением и имеет право доступа к персональным данным граждан, он обязан предоставить необходимую информацию.

Помимо организаций, к архивному работнику обращаются нотариусы, в обязанность которых входит оформление наследства. Ранее все жилые помещения предоставлялись гражданам ордерами по месту их работы.

Общие положения

В основных положениях должностной инструкции должны значиться навыки, которыми должен обладать сотрудник архива. Квалификация напрямую зависит от размеров и специфики предприятия.

Помимо необходимой квалификации в области делопроизводства, в общих положениях инструкции должна быть информация о том, что работник архива принимается на должность и освобождается от нее непосредственно руководителем учреждения.

Кроме этого должно быть упомянуто должностное лицо, которое принимает на себя обязанности работника архива, если он временно не может выполнять их, по причине временной нетрудоспособности или в период отпуска.

Должностные обязанности архивариуса учреждения

Архивариус предприятия имеет следующие должностные обязанности:

  1. Ведет архивную работу в учреждении.
  2. Обеспечивает полную сохранность не только документов, но и сведений медицинского, технического и коммерческого характера.
  3. Присваивает делам номенклатурные номера, формирует картотеку.
  4. Взаимодействует с кадровыми работниками, проверяет комплектность дел, сданных делопроизводителем.
  5. По запросам из учреждений формирует выписки и справки.
  6. Составляет описи к переданным на хранение делам.

Дополнительно в обязанности могут быть включены другие функции, не противоречащие нормам трудового права. И несвязанные с переводом на длительный срок.

Права

Архивариус предприятия имеет право:

  1. Требовать от учреждения улучшения условий труда.
  2. Получать гарантированные законом выплаты, в том числе оплата сверхурочной работы.
  3. Получать доступ к необходимой информации и документам.

Кроме этого работник архива может рассчитывать на содействие учреждения в случае необходимости.

Ответственность

Архивариус предприятия несет ответственность за разглашение медицинской тайны сотрудника, недобросовестное использование персональных данных, передаче третьим лицам без согласия компании коммерческих и технических сведений. Эта ответственность предусмотрена не только инструкцией, но и другими нормативными актами. Она может быть административной или уголовной. Это зависит от степени ущерба, нанесенного учреждению или гражданину.

Условия работы

Условия трудовой деятельности архивного работника должны соответствовать нормам трудового права. Вот основные условия:

  1. Для оптимальной работы архивариуса должны быть обеспечены требования санитарных норм, в плане биологической безопасности.
  2. Должен соблюдаться график работы, установленный в учреждении, с соответствующей очередностью основного отпуска.
  3. Соблюдение работодателем правил противопожарной безопасности также является важной частью организации условий труда.

С 2016 года требования к работникам архива не изменились, поэтому могут использоваться ранее разработанные в учреждениях типовые должностные инструкции.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юристаЗадать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):(8

Источник: https://russiansu.ru/trudovye-otnosheniya/dolzhnostnaya-instrukciya-arxivariusa-predpriyatiya.html

Должностная инструкция работника архива — архивариуса

В каждой компании имеется свой архив с документами, который подлежит тщательному контролю. Важнейшие материалы хранятся в архиве достаточно долго. Для того чтобы ценная информация была систематизирована и хранилась в соответствии с инструкциями и регламентами, на предприятии работает человек, чья профессия называется архивариус.

Сотрудник, работающий в архиве, должен обладать определенным набором качеств, характеризующих его как профессионала своего дела. На первый взгляд, работа может показаться несложной, но на самом деле, у архивариуса очень большой круг обязанностей. К ним относятся:

  • систематизация и отбор документации;
  • принятие и обработка документов на хранение;
  • составление справок на документы;
  • передача документов в хранилище государственных органов;
  • ведение делопроизводства организации;
  • хранение документов до истечения их срока;
  • контроль над использованием архивных материалов;
  • составление и наполнение базы данных документации;
  • учет, всех поступающих в архив документов и других бумаг;
  • размещение дел;
  • контроль над состоянием документации;
  • восстановление утраченных документов.

К задачам архивиста относится организация хранения документации, и ее регистрация. А также работник архива составляет описи всех документов. Должностные обязанности включают в себя:

  • участие в проведении экспертиз;
  • соблюдение правил пожарной безопасности;
  • выдача копий документов по поступающим запросам.

Основные положения инструкции

Должностная инструкция архивариуса в разных организациях может отличаться, все зависит от того, как руководитель компании видит деятельность этого человека. Однако, как правило, следующие моменты повторяются в большинстве инструкций.

Читайте также:  Налоговые каникулы для малого бизнеса в 2017 году: закон принят

Архивист должен знать:

  • положения и инструкции, касающиеся архивного дела в организации;
  • структуру организации;
  • порядок принятия и передачи документов на хранение;
  • правила пользования документами;
  • систему делопроизводства;
  • нормативно-правовые акты об архивном деле;
  • правила трудового распорядка;
  • правила пользования техническими средствами;
  • правила составления отчетов;
  • трудовое законодательство;
  • порядок составление актов уничтожения документации;
  • правила составления описи;
  • правила пожарной безопасности.

Помимо обязанностей, у архивариуса имеются и права.

Читайте так же:   Пример должностной инструкции документоведа

К ним относятся:

  • ознакомление с решениями руководящих лиц организации, которые касаются его деятельности;
  • запрашивание документов, которые необходимы для выполнения его обязанностей;
  • запрашивание информации, связанной с его непосредственной деятельностью;
  • сообщение о недостатках в работе организации, выявленных в процессе выполнения своей работы;
  • представление интересов компании;
  • не выполнение работы, если имеется угроза здоровью или жизни;
  • подписание документации в пределах своих обязанностей;
  • поддерживание коммуникации с сотрудниками организации по рабочим вопросам.

За ненадлежащую работу архивариус несет ответственность, которая предусмотрена законодательством о труде в Российской Федерации.

За правонарушения, совершенные в процессе работы, архивист несет ответственность, предусмотренную уголовным, административным или гражданским кодексами Российской Федерации.

За нанесение материального вреда ответственность предусмотрена в трудовом и гражданском законодательстве.

Ответственность может наступить за:

  • некачественное исполнение своих обязанностей;
  • разглашение сведений, являющихся коммерческой тайной;
  • разглашение сведений, являющихся государственной тайной;
  • нарушение внутреннего распорядка организации;
  • нарушение делового этикета;
  • разглашение конфиденциальной информации;
  • нанесение предприятию ущерба;
  • нарушение пожарной безопасности;
  • направление руководителю или заведующему архивом ложной информации;
  • нарушений положений и инструкций предприятия.

Критерии оценки деятельности архивариуса включают в себя:

  • соблюдение дисциплины на предприятии;
  • качественное исполнение своей работы;
  • своевременное исполнение обязанностей.

Оценивает работу архивариуса вышестоящее начальство архивного отдела.

Требования к архивариусу. Что он должен знать?

Архивист имеет отношения к технической профессии. Работником архива может стать человек, который имеет профильное образование по специальности «архивное дело» или «делопроизводство». Специалист по архивной работе должен обладать определенными качествами:

  • быть внимательным и педантичным;
  • обладать усидчивостью и терпеливостью;
  • быть ответственным и организованным;
  • обладать дисциплинированностью и спокойствием;
  • быть аккуратным и сосредоточенным;
  • обладать тонкой ручной моторикой;
  • обладать хорошими знаниями русского языка;
  • иметь способность анализировать информацию.

И также архивист должен иметь хорошую память, обладать повышенным вниманием к деталям, уметь воспринимать большое количество информации, быть пунктуальным. Сотрудник архива должен иметь готовность делать долгое время монотонную работу.

Основными, требованиями, предъявляемыми к человеку, работающему в архиве, являются:

  • умение работать с организационной техникой;
  • знание основ работы на компьютере;
  • письменная и устная грамотная речь;
  • знание и соблюдение законодательства Российской федерации, положений и инструкций по архивному делу;
  • умение работать с огромным потоком информации;
  • опыт работы;
  • в некоторых случаях возрастной ценз.

Кроме того, архивист должен периодически проходить профессиональную подготовку, чтобы повышать свой уровень знаний. Обучение на рабочем месте давно ушло в прошлое. Обучиться можно в магистратуре.

Она позволит получить степень магистра в архивном деле, улучшить знания и умения работать с архивными документами.

В будущем это позволит претендовать на более высокую должность, стать заместителем или начальником архива.

У архивиста не должно быть медицинских противопоказаний для работы в архиве организации. К противопоказаниям относятся:

  • болезни опорно-двигательного аппарата;
  • нарушение зрения;
  • нервные и психические заболевания;
  • аллергия на пыль;
  • наркотическая и алкогольная зависимость;
  • заболевания слухового аппарата;
  • заболевания, связанные с речью;
  • потери сознания;
  • эпилептические припадки;
  • заболевания кожных покровов;
  • судороги;
  • нарушение координации движений;
  • инфекционные болезни.

В каких компаниях нужен такой сотрудник

В Российской федерации существуют архивы федерального значения, архивы субъектов Федерации и ведомственные архивы. Они могут работать в государственных учреждениях, например, в загсе. В данном случае, его работа будет заключаться в учете рождаемости и смертности, хранении копий документов и других бумаг.

Трудиться могут сотрудники и в архиве музеев, занимаясь контролем и систематизацией экспонатов. Учебные заведения тоже не могут обойтись без архивиста, так как в них находится очень много документов учащихся и сотрудников.

В лечебных учреждениях архивариус занимается учетом и хранение медицинской документации, карточек и историй болезни.

Совет

В библиотеках работники данной профессии также необходимы. На крупных заводах имеются свои архивы с документами, поэтому такой сотрудник присутствует и там. Специалисты нужны в банках, торговых сетях, страховых компаниях. Частные лица могут обратиться за услугами архивариусов, например, если семья хочет поддерживать в полном порядке и контроле свои семейные библиотеки, исторические записи.

Документация предприятий должна храниться правильно и аккуратно, именно за этим и следит работник архива. Он заполняет их, размещает на полках и стеллажах для более быстрого поиска. Специалист создает электронные базы данных, каталоги и заполняет реестр, тем самым упрощает работу для себя и других работников.

Архивисты работают с большим объемом информации и документации, являются хранителями всех ценных бумаг. Они мало проводят времени на свежем воздухе, так как работа осуществляется в помещении. Основной рабочей формой является халат. Свой профессиональный праздник работники архива отмечают 10 марта.

Видео содержит интересную информацию о профессии Архивист.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/dolzhnostnye-instrukcii/arxivariusa.html

Архивариус: обязанности на предприятии :

Архивариусом может выступать сотрудник архива или же хранитель документов. Должностные обязанности архивариуса на предприятии направлены на грамотную организацию работы и документооборота в архиве. Поговорим о них подробно в этой статье.

Где может работать архивариус?

Должностные обязанности данного специалиста велики. Сотрудник с такой профессией востребован там, где наблюдается большой документооборот. Это могут быть страховые, финансовые предприятия, банки, государственные учреждения.

Также есть такая должность, как архивариус в суде. Обязанности его заключаются в ведении документооборота в данном учреждении.

Как возникла профессия?

В двадцатых годах 18 века Петр I издал » Генеральный регламент», в котором была прописана основа формирования управления государством в стране и который указывал на формирование архивов во всех ведомственных учреждениях. Одновременно с этим создана была такая должность, как актуариус. Это был писец в суде, который занимался написанием различных актов, оформлением их в регистр.

С течением времени его функционал переступил через рамки судопроизводства, а профессия стала называться «архивариус». В 20 веке слово устарело, и на его смену пришла должность «архивист».

Основные положения

Архивариус — это технический исполнитель. Данную должность может занимать лицо, которое имеет профессиональное образование либо среднее образование и какие-либо оконченные курсы по данному направлению.

Работник может выдвигаться на вакантное место и быть уволенным руководством компании.

Что обязан осуществлять архивариус?

Должностные обязанности этого сотрудника состоят в следующем:

  • формирование архива: он может быть как на бумажном носителе, так и в электронном виде;
  • прием корреспонденции, которая поступает в компанию, фиксирование и подшивка в архив;
  • выдача копий архивных документов либо во временное пользование оригиналов файлов, находящихся в архиве;
  • формирование отчета по своей деятельности.

Помимо этого, обязанности архивариуса на предприятии заключаются в следующем:

  • предоставление документации в компанию, из которой был сделан запрос;
  • соблюдение правил безопасности в помещении архива и их контроль.

Какими навыками обязан владеть архивариус? Обязанности этого сотрудника состоят в знании следующей информации:

  • различного рода акты, положения, касающиеся его работы;
  • порядок по приему и сдаче документации в архив, методы и способы ее хранения и применения;
  • единая система по делопроизводству, принятая на уровне государства;
  • методы формирования описи документов, их краткого описания, актов по уничтожению документации;
  • порядок подготовки документов к хранению и применению;
  • порядок учета и формирования отчетности;
  • организационная структура компании;
  • навыки работы на ПК на уровне профессионала;
  • методы работы с офисной техникой на уровне продвинутого пользователя;
  • навыки работы с колоссальными объемами информации;
  • трудовое законодательство РФ.

Помимо этого, он должен уметь грамотно излагать свои мысли как письменно, так и устно. Что касается образования, то это может быть как высшее образование, при этом крайне желательно, чтобы оно было профильным («архивное дело», «документоведение»), так и неоконченное высшее. Также можно получить данную профессию, пройдя специализированные курсы.

Достоинства и недостатки должности

Профессия «архивариус», обязанности которой изложены в данной статье, имеет свои плюсы и минусы.

Достоинства:

  • несложная работа в физическом плане;
  • не обязательно получать специальное образование.

Минусы профессии:

  • большинство работников считают ее самой скучной профессией;
  • невысокий уровень оплаты труда;
  • практически нет карьерного роста.

Уровень заработной платы архивариуса

Размер оплаты труда данного работника может быть от 20 000 до 70 000 рублей. Уровень зарплаты зависит от региона, объема работ и прочих нюансов. Размер средней заработной платы — 45 000 рублей.

Итоговые положения

Архивариус, обязанности которого строго закреплены в его должностной инструкции, в своей работе опирается не только на нее, но и на положение об архиве.

Если рассматривать способности, которые должны быть у архивариуса, то это:

  • отличная память;
  • умение осуществлять анализ колоссального объема информации;
  • умение обращать внимание на детали;
  • навыки работы с канцелярскими принадлежностями;
  • способность осуществлять длительный срок мелкую монотонную работу;
  • тонкая ручная моторика.

Рассматривая качества личности, интересы, можно выделить:

  • умение организовывать;
  • аккуратность;
  • упорство;
  • умение контролировать себя;
  • четкость;
  • усидчивость;
  • педантичность, собранность.

Качества, которые будут препятствовать эффективному выполнению обязанностей:

  • неаккуратность;
  • узкий кругозор;
  • неумение организовывать себя;
  • невнимательность;
  • импульсивность.

Основные виды деятельности по профессии «архивариус»:

  • обязанности поддержания документов в сохранности;
  • отслеживание применения документов;
  • выдача по запросам документов, справок;
  • формирование списка документации, которую надо сдать на хранение;
  • прием документации на хранение на долгий срок;
  • проверка грамотности и правильности оформления входящей информации;
  • создание системы входящей информации;
  • отправление сведений по делам в государственный архив;
  • формирование описи документации, которая есть в архиве.

Права архивариуса

Сотрудник обладает такими правами:

  • знать о проектах и решениях руководства компании, которые касаются его работы;
  • выдвигать рекомендации по улучшению своего функционала;
  • в рамках своей должности и инструкции уведомлять вышестоящее руководство в случае обнаружения недостатков в ходе выполнения своей работы, выдвигать предложения по их устранению;
  • просить у вышестоящего руководства или остальных сотрудников всю документацию, которая нужна для осуществления своих обязанностей;
  • обращаться к руководству предприятия для получения помощи и поддержки для выполнения прописанных должностных обязанностей.

Ответственность

Данный сотрудник ответственен в рамках законодательства о труде за полноценное выполнение своих обязанностей.

Рассматривая административный и уголовный аспект деятельности, можно сказать, что архивариус ответственен за допущенные в ходе работы нарушения. В рамках Гражданского кодекса и законодательства о труде РФ — за нанесение материального вреда.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-arxivarius-obyazannosti-na-predpriyatii.html

Ссылка на основную публикацию