Должностные обязанности секретаря

Должностные обязанности секретаря-машинистки . Тип работы. Основы права. 2008-12-09

       Должностные обязанности секретаря – машинистки.

       Должностная инструкция – главный организационно –правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря.

       Должностная инструкция – документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкции. Поэтому к её составлению следует отнестись с большой ответственностью. Что в должностной инструкции записано, то и спросится. Какие права в ней даны, те Вы и имеете.

       Секретарь должен знать:

– постановления, распоряжения, приказы и др. руководящие нормативные документы вышестоящих и др. органов, касающиеся организации делопроизводства;

– государственную систему документационного обеспечения управления;

– стандарты Унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

– структуру организации;

– организацию делопроизводства в организации;

– схемы документооборота;

– порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

– сроки и порядок сдачи дел в архив;

– системы организации контроля за исполнением документов;

– оргтехнику и др. средства механизации управленческого труда;

– основные экономики, организации производства, труда и управления;

– законодательства о труде и охране труда РФ;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– правила и нормы охраны труда, техники безопасности производственной санитарии, противопожарной защиты.

Квалификационные характеристики секретаря, секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки фактически аналогичны с добавлением машинописного оформления документов у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик. Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:

– получает для руководителя сведения от работников подразделений, вызывает их по его поручению; организует телефонные переговоры руководителя;

– принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения;

– следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

– передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;

– печатает по указанию руководителя различные материалы;

– ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после её рассмотрения руководителям подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;

– принимает документы на подпись руководителю;

– организует прием посетителей, содействует оперативности и выполнению просьб и предложений работников;

– формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность в установленные сроки и сдает в архив.

Должен знать:

– постановления, распоряжения, приказы и др. руководящие нормативные документы вышестоящих и др. органов, касающиеся организации делопроизводства;

– руководящий состав организации и её подразделений;

– машинопись, правила орфографии и пунктуации, порядок расположения материала при печати различных документов;

– правила печатания деловых писем и использования типовых форм;

– правила эксплуатации организационной техники;

– стандарты, унифицированные системы организационно-распорядительной документации;

– основы организации труда;

– законодательство о труде и охрана труда РФ;

– правила внутреннего трудового распорядка;

Обратите внимание

правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Источник: https://www.BiblioFond.ru/view.aspx?id=29449

Должностная инструкция секретаря: обязанности, функции и права :

Должность секретаря считается одной из самых универсальных. Хороший специалист на этой должности выполняет различные функции.

В его обязанности может входить организация деловых встреч, а также задачи, которые обычно возлагают на личных ассистентов. Фактически, должность предполагает совмещение нескольких вакансий.

Потенциальным соискателям, просматривающим предложения о работе, стоит быть готовыми к тому, что должностная инструкция секретаря окажется довольно объемной.

Какие функции выполняет секретарь?

Обычно эта должность встречается в небольших компаниях. Секретарь выполняет административные функции. Обрабатывает входящую почту, совершает телефонные звонки от имени компании, общается с посетителями, контролирует выполнение задач руководителя, отвечает на типичные вопросы.

Учитывая, что должность популярна в разных организациях, среди прочих вакансий вам может встретиться секретарь на ресепшн. В чем особенности этого предложения? Среди обязанностей такого специалиста значится прием телефонных звонков, а также общение с посетителями и выполнение мелких поручений начальства.

Нужно сказать, что постоянное общение с клиентами – довольно стрессовая задача. Вот почему соискатели предпочитают работу в офисе. Зарплата отличается несильно, при этом работа не столь нервная. Должностная инструкция секретаря офиса не включает пункт о встрече гостей. Обычно все общение ограничивается телефонными переговорами.

Образование

Работа секретаря не требует специфических знаний, поэтому для получения вакансии достаточно закончить курсы. Однако приветствуется наличие высшего образования. Ведь в этом случае можно претендовать на вакансию офис-менеджера. Помимо вышеназванных административных задач этот специалист организует работу персонала, а также выполняет функции делопроизводителя.

Чтобы получить должность секретаря, необязательно заканчивать вуз. Во многих компаниях достаточно будет средне-специального образования. Также стоит рассмотреть вариант краткосрочного обучения в специальной школе для секретарей или на курсах. Сертификат, выданный по результатам, вполне может устроить потенциального работодателя.

Другие требования

Если наличие высшего образования не принципиально, что же действительно важно для этой должности? Должностная инструкция секретаря закрепляет права и обязанности. Что же понадобится работнику для выполнения последних?

Во-первых, базовые навыки работы с документами. Ведь это основная обязанность, которую придется выполнять секретарю.

Во-вторых, знать офисные программы, уметь работать с ПК. Для этого достаточно освоить курс по работе с Microsoft Office.

Личные качества, которые пригодятся секретарю;

  • коммуникабельность;
  • ответственное отношение к работе;
  • организованность;
  • терпение.

Последнее особенно важно, ведь нередко приходится мириться с ненормированным рабочим днем. Секретарю часто приходится подстраиваться под режим своего начальника. Став идеальным ассистентом, вчерашний новичок может рассчитывать на более выгодные условия или повышение дохода.

Должностная инструкция секретаря

Каждая должность предполагает определенные обязанности и ответственность.

Должностная инструкция секретаря руководителя включает немало пунктов, среди которых:

  • обеспечение делопроизводства;
  • работа с корреспонденцией;
  • передача документов от сотрудников к начальству;
  • подготовка совещаний;
  • своевременная покупка канцелярских товаров;
  • подготовка планов и текстов для публичных выступлений начальника;
  • редактирование и другая работа с документами;
  • контроль за другими сотрудниками, а также оценка результата.

Невозможно качественно выполнять работу, если не ознакомиться с внутренним регламентом. Чем детальнее сотрудник знаком с правилами своего предприятия, тем лучше он сможет исполнять свои обязанности.

Вот почему после получения вакансии нужно изучить распорядок деятельности и нормативные документы. В частности, должностную инструкцию секретаря-машинистки.

На основе полученной информации специалист сможет качественно выполнять свои функции.

Секретари в сфере образования

Если раньше вы считали эту работу едва ли не самой простой, достаточно ознакомиться с должностной инструкцией секретаря учебной части, чтобы в этом разубедиться. Эта должность имеет некоторые специфические обязанности.

Выше были названы общие для всех секретарей функции, независимо от места их работы. Однако помимо этого специфика конкретной должности накладывает дополнительные обязательства. Например, секретарь учебной части должен знать:

  • законы, касающиеся образовательной деятельности;
  • структуру учреждения и кадровый состав;
  • правила делового общения и т. д.

Должностная инструкция секретаря школы включает немало обязанностей, для исполнения которых нужно разбираться в образовательной сфере. Потенциальный соискатель имеет больше шансов, если он ранее работал в учебном заведении. Однако выпускники колледжей, получившие специальность «Делопроизводство» тоже имеют высокие шансы на трудоустройство.

Какими правами обладает секретарь?

Нужно помнить, что у сотрудника есть не только обязанности. Любая должностная инструкция предполагает наличие некоторых полномочий, то есть прав. Например, секретарь имеет право на ознакомление с рабочими проектами. Также никто не запрещает вносить собственные предложения.

Плюсы и минусы работы секретарем

Среди плюсов сотрудники отмечают постоянное общение с людьми. Также можно отметить комфортные условия и отсутствие физических нагрузок.

К минусам работы секретаря можно отнести низкую зарплату. Так как должность не требует специфического образования, ожидать серьезных доходов не стоит.

Также некоторые секретари жалуются на отсутствие карьерного роста. Эта вакансия практически не имеет перспектив. В лучшем случае, если вас заметит начальство, можно стать личным ассистентом. Будет ли в этом случае отличаться зарплата, зависит от руководства.

Сколько зарабатывает секретарь?

Финансовый вопрос всегда интересует соискателей и просто любопытных. Должностная инструкция секретаря не дает прямого ответа на этот вопрос. Если изучать статистику, назвать точную цифру все равно не удастся, потому что разброс зарплат на этой должности слишком велик.

К примеру, секретарь в школе или другом госучреждении может зарабатывать всего 300 долларов. В то же время, его коллега в международной компании может получать ежемесячные выплаты в несколько раз выше – до 1000 долларов. Однако в последнем случае секретарских курсов, скорее всего, будет недостаточно. Работодатели обычно требуют знание иностранного языка.

Детально познакомившись с профессией, вы можете решить, стоит ли претендовать на эту вакансию или обратить внимание на другие предложения на рынке труда.

Источник: https://www.syl.ru/article/401485/doljnostnaya-instruktsiya-sekretarya-obyazannosti-funktsii-i-prava

Какие должностные обязанности у секретаря руководителя?

Сейчас достаточно востребованной среди других «офисных» профессий является должность секретаря руководителя. Но на различных фирмах человек, находящийся на этом посту, может выполнять совершенно разную работу.

В одних организациях он выполняет функции личного официанта руководителя, а на других предприятиях — секретарь руководителя почти, что второй человек после директора, совмещая в одном лице обязанности и деловода, и инспектора по кадрам, и профсоюзного лидера.

Выясним, какими же, согласно трудовым нормам, являются должностные обязанности секретаря руководителя.

Согласно должностных инструкций, секретарь руководителя обязан разбираться в делопроизводстве, иметь навыки работы на компьютере на уровне уверенного пользователя, должен владеть деловым языком.

Кроме того, его образование должно быть не ниже, чем среднее профессиональное.

Это те основные требования, которые должны предъявлять на предприятии к соискателям места на должность секретаря руководителя.

После того, как секретарь приступил к выполнению своих непосредственных обязанностей, он несет ответственность за получение корреспонденции, направляемой руководителю, которую, если это необходимо, после надлежащей регистрации, он должен вручить своему шефу. Он же является ответственным за отправку исходящей корреспонденции. Так же секретарь обязан передавать решения руководителя начальникам структурных подразделений или непосредственно конкретному работнику, как в письменной, так и в устной форме.

Если на предприятии нет отдельной должности деловода или канцелярии, а зачастую это так и есть, то ведением делопроизводства и регистрацией документации занимается именно секретарь.

Важно

Также в обязанности входит заниматься набором и подготовкой распоряжений и писем, а также организовывать обеспечение его необходимыми канцелярскими принадлежностями. Личный секретарь обязан отвечать на телефонные звонки, адресованные его начальнику и, при необходимости, соединять с шефом, а также принимать телефонограммы.

Секретарь ответственен за организацию приемов руководителем посетителей. Именно на секретаря возлагается ответственность за ведение протоколов собраний и совещаний.

Читайте также:  Слагаемые успеха в бизнесе: как добиться

А вот обязанности инспектора по кадрам выполнять абсолютно не обязан, особенно без соответствующей доплаты. Инспектор по кадрам — это отдельная должность, причем, весьма ответственная и требующая определенного образования.

Так что, соглашаясь выполнять данные обязанности, без оформления, секретарь берет на себя больший груз и ответственность, чем те, за которые ему платят. Так же ничего в должностных инструкциях прямо не говорится о том, что секретарь обязан приносить своему начальнику кофе или убирать его кабинет.

Хотя, с другой стороны, указывается, что секретарь руководителя обязан обеспечить своему шефу удобные условия работы.

Таким образом, можно резюмировать, что хороший секретарь должен превратиться в «правую руку» своего начальника, но и лишних функций на себя взгромождать не обязан, так как это может нанести вред, в первую очередь, ему самому и фирме. Отдельно хочется отметить, что хотя выше говорилось, как о лице в мужском роде, но практически всегда на эту должность берут представительниц женского пола.

Источник: https://businesslike.ru/work/dolzhnostnyie-obyazannosti-sekretarya-rukovoditelya

Должностная инструкция секретаря – образец

Должностная инструкция секретаря должна предусматривать те обязанности, которые возлагаются на этого сотрудника в организации (ведь работа секретаря отнюдь не сводится к ответам на звонки и встрече посетителей). Давайте же разберемся, как составляется такая инструкция и что она должна содержать. 

В чем состоят обязанности секретаря руководителя?

Оформление должностной инструкции секретаря руководителя

Должностная инструкция секретаря-референта — в чем отличие?

В чем состоят обязанности секретаря руководителя?

Сразу надо отметить, что секретари бывают разные.

Так, в небольших организациях секретарь руководителя — это не только его личный помощник, но и, по сути, заведующий всем делопроизводством и канцелярскими делами.

В крупных же компаниях и государственных органах секретарь может быть не только у начальника, но и у его заместителей. Это означает, что круг обязанностей работающих на этой должности может быть самым разным.

Некоторую ясность вносит КСД служащих, утвержденный Минтруда РФ в 1998 году. Согласно этому документу, секретарь руководителя:

  • занимается техническим и организационным обеспечением работы руководителя;
  • ведет делопроизводство, в частности регистрирует корреспонденцию, приходящую на имя руководителя, и передает по его распоряжению документы исполнителям;
  • следит за тем, чтобы переданные на исполнение документы своевременно рассматривались;
  • передает руководителю на подпись заявления, проекты приказов и другую документацию;
  • организовывает переговоры по телефону;
  • в отсутствие руководителя фиксирует поступающую информацию и доводит ее до сведения руководителя;
  • ведет подготовку заседаний или совещаний, оформляет протоколы;
  • организует прием посетителей и т. д.

В каждой конкретной организации для секретаря могут быть предусмотрены и иные обязанности — как предусмотренные КСД, так и не включенные в него. В частности, на секретаря могут быть возложены обязанности офис-менеджера: обеспечение офиса расходниками, вызов ремонтников и т. д. В данном случае КСД — это всего лишь минимум, на который нужно ориентироваться и который при этом можно дополнять.

Оформление должностной инструкции секретаря руководителя

Скачать форму должностной инструкции

Оформление должностной инструкции секретаря, как и любого другого документа, должно производиться по правилам делопроизводства, в частности по ГОСТ Р 6.30-2003. По его нормам в этом документе должны присутствовать:

  • название учреждения, для которого разработан документ;
  • название документа («Должностная инструкция»);
  • указание даты разработки и составления;
  • номер регистрации по правилам внутреннего делопроизводства организации;
  • указание места, где было произведено составление;
  • отметка об утверждении;
  • собственно заголовок и текст инструкции;
  • отметка о том, есть ли приложения;
  • отметки о внутреннем согласовании документа со службами и отделами внутри организации (обычно согласование производится с отделом кадров, юридической службой, финансовым отделом, хотя, если возникает такая необходимость, к согласованию могут привлекаться и другие подразделения).

Образец оформления такой должностной инструкции вы можете найти на нашем сайте.

Должностная инструкция секретаря референта — в чем отличие?

В некоторых организациях вместо обычного секретаря существует должность секретаря-референта. По сути, четко разграничить эти должности трудно, т. к.

референт тоже может заниматься организационно-техническим обеспечением работы руководителя и выполнять иные секретарские обязанности.

Соответственно, то, что сказано о должностной инструкции секретаря руководителя, во многом относится и к аналогичному документу для секретаря-референта.

Совет

Однако обычно работа референта подразумевает, что он является специалистом более высоко уровня. Проще говоря, если обычный секретарь просто распечатывает письма или распоряжения директора, то референт сам их готовит и лишь затем передает на подпись руководителю.

Должностная инструкция секретаря-референта должна подразумевать, что референт владеет не только делопроизводством, но и достаточно серьезно разбирается в той сфере, в которой работает предприятие. Обычно в обязанности референта дополнительно включают:

  • подбор материалов, с которыми должно ознакомиться руководство;
  • составление докладов по требуемым темам;
  • консультирование руководства по вопросам, в которых референт является специалистом.

Как правило, от референта требуется обязательное наличие высшего образования и знание иностранных языков (как минимум английского). Фактически референт является помощником руководителя (но не заместителем, т. к. распорядительной властью в организации референт обычно не обладает).

Поскольку нормативными актами профессия референта не регулируется, в некоторых организациях так именуют обычных секретарей руководителя или его замов. Это приводит к некоторой путанице, но законом не запрещено. Поэтому при разработке инструкции секретаря-референта в качестве образца вполне можно взять и инструкцию обычного секретаря руководителя.

Источник: https://nsovetnik.ru/dolzhnostnye_instrukcii/dolzhnostnaya_instrukciya_sekretarya_obrazec/

Профессия секретарь

Секретаря называют верным помощником и правой рукой начальника и не зря, ведь в обязанности секретаря руководителя входит обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности. Cекретарь руководителя занимается составлением и оформлением деловых бумаг и документов, помогает начальнику в делах, решает многие организационные вопросы.

Должность секретаря-референта также можно считать представительской, так как он является лицом компании — встречает гостей, отвечает на звонки и письма.

Подобная работа требует большой собранности, коммуникабельности и организованности.

По этой причине профессия секретаря может сулить большие перспективы — в будущем специалист может стать офис-менеджером, а затем и одним из директоров или топ-менеджеров.

Места работы

Должность секретаря руководителя необходима практически в каждой компании, имеющей офис для клиентов и посетителей. Это могут быть как большие предприятия, так и организации малого бизнеса.

История профессии

Первыми секретарями можно считать писарей и летописцев — они записывали царские указы и распоряжения, вели хронику текущих событий, отвечали за ведение переписки.

Со временем полномочия секретаря существенно расширились и сегодня они могут выполнять самые разнообразные функции.

Так, возникла необходимость в специалистах узкой специализации, вследствие чего и появилась профессия секретаря-референта, делопроизводителя, секретаря-переводчика и офис-менеджера.

Обязанности секретаря

В должностные обязанности секретаря-референта входит:

  • прием посетителей;
  • прием телефонных звонков;
  • ведение делопроизводства;
  • планирование рабочего дня руководителя;
  • организация совещаний;
  • заказ билетов и бронирование гостиниц для руководителя и других сотрудников во время командировки;
  • заказ канцтоваров для офиса;
  • выполнение просьб руководителя.

Иногда функции секретаря руководителя включают в себя переписку на английском языке.

Требования к секретарю

Требования к секретарю-референту включают в себя:

  • среднее или высшее образование;
  • владение ПК;
  • знание основ делопроизводства;
  • знание английского языка (иногда).

Также должность секретаря предполагает наличие следующих навыков:

  • пунктуальность;
  • умение хорошо выглядеть (презентабельность);
  • организованность.

Образец резюме секретаря

Образец резюме

Как стать секретарем

Как стать секретарем? Это может обладатель любого высшего образования, который прошел курсы секретарей-референтов либо получил обучение непосредственно на рабочем месте.

Как правило, работодатели не предъявляют особых требований к полученной специальности соискателя, а акцентируют внимание на том, чтобы претендент обладал необходимыми личностными качествами и смог выполнять обязанности на должном уровне.

Зарплата секретаря

Заработная плата секретаря может быть разной — от 15 до 45 тысяч рублей. Доход зависит от круга обязанностей сотрудника и региона, в котором он работает. Средняя зарплата секретаря-референта составляет 30 тысяч рублей.

Источник: https://enjoy-job.ru/professions/sekretar/

Должностная инструкция и обязанности секретаря

Должность секретаря классифицируется в трудовом законодательстве как техническая категория сотрудников-исполнителей.

Его деятельность осуществляется в рамках типового нормативно-правового акта, регулирующего взаимоотношения двух сторон, участников процесса – работодателя и работника, и относится к разделу квалификационных должностных характеристик многоотраслевого плана, задействованных на производственных предприятиях, компаниях, государственных организациях, муниципальных и частных учреждениях.

В грамотно составленном документе в полной мере должны быть отражены следующие основные главы, прописанные в определенном порядке. Целесообразно рассмотреть их более детально.

Общие положения

В качестве секретаря принимается гражданин, закончивший высшее профессиональное учебное заведение без претензий к наличию какого-либо трудового стажа по данной специальности, или лицо, получившее среднее профильное образование. В последнем случае обязательным условием к приему на работу может стать наличие непрерывного стажа по данной профессии сроком не менее 2 лет.

Полномочия по приему и увольнению с занимаемой должности секретаря по закону возложены на руководителя организации.

Человек, выступающий в качестве соискателя, должен обладать следующим перечнем знаний и профессиональных навыков:

  • быть в курсе правил оформления, порядка поступления и хранения нормативных бумаг и документов вышестоящих организаций, от которых зависит функционирование предприятия – приказов, постановлений, актов;
  • иметь базовые знания по порядку ведения процесса делопроизводства, хорошо разбираться и понимать смысл в типовых инструкциях, положениях, с которыми сотруднику придется сталкиваться в процессе своей трудовой деятельности;
  • знать структурную классификацию компании по подразделениям;
  • владеть способами оформления документов и основными принципами работы с ними;
  • иметь четкое представление о хранении бумаг и пользовании архивом;
  • обладать высокой скоростью компьютерного набора или машинописи;
  • проявлять коммуникабельные, переговорные и дипломатические качества;
  • уметь пользоваться оргтехникой и переговорным оборудованием;
  • знать основные стандарты оформления распорядительных бумаг;
  • иметь четкое понятие об азах этического и эстетического поведения и грамотно ими пользоваться;
  • владеть в необходимом для работы объеме административной и правовой базы государственных положений, регламентирующих трудовую деятельность.

Прямое подчинение – руководителю организации или начальнику подразделения.

В случае вынужденного отсутствия данного сотрудника его полномочия могут быть переданы другому исполнителю, временно назначенному на должность внутренним приказом по предприятию.

Профессия секретаря – должность многофункциональная и довольно многоплановая, включающая в себя выполнение следующих действий по предназначению:

  • вести организационную деятельность по обеспечению непосредственного руководителя административной и распорядительной документацией в необходимом объеме;
  • принимать входящую корреспонденцию и распределять ее между сотрудниками после рассмотрения для последующего исполнения штатными работниками;
  • принимать личные бумаги и заявления, поступающие от коллектива на имя начальника;
  • готовить информационные материалы, которые могут пригодиться начальнику в процессе работы;
  • проводит качественное редактирование бумаг, поступающих на рассмотрение;
  • обеспечивает проведение переговорных процессов руководителя, а в его отсутствие самостоятельно принимает всю устную, телефонную и факсовую информацию, приходящую на его имя;
  • по распоряжению руководителя самостоятельно составляет запросы, письменные обращения, заявления и внутренние приказы, а также готовит исходящие бумаги на обращения сторонних лиц;
  • проводит подготовительную работу по проведению совещаний, собраний и других внутренних мероприятий;
  • ведет регистрационную деятельность;
  • контролирует исполнение распоряжений начальника штатными сотрудниками;
  • создает внутреннюю базу данных, где хранит текущую информацию, используемую в процессе ведения трудовой деятельности предприятия;
  • формирует дела с учетом номенклатурных норм и правил;
  • выполняет разовые поручения начальника, находящиеся в компетенции секретаря.
Читайте также:  Как раскрутить интернет-магазин с нуля

Основные права:

Читайте так же:   Что такое супервайзер и его должностные обязанности

  • выносить самостоятельные решения по вопросам, входящим в его круг обязанностей и компетентность;
  • не выполнять поручения и задания, граничащие с риском для здоровья и жизни;
  • требовать от непосредственного начальника обеспечения нормального рабочего места и соблюдения правил охраны труда на производстве;
  • иметь доступ ко всей информации, необходимой для выполнения своих должностных обязанностей;
  • выступать с рационализаторскими предложениями в рамках регулирования своей деятельности и труда штатных сотрудников;
  • ставить в известность руководящий состав о нарушениях и обнаруженных недостатках в процессе труда, а также самостоятельно принимать меры к их устранению;
  • требовать от работников письменного отчета в случае невыполнения ими приказов и распоряжений начальника с указанием причин.

Ответственность

На секретаря в рамках его служебной деятельности возлагается следующая ответственность за:

  • осуществление несогласованного с начальствующим составом представления интересов его лично или организации, в рамках которой выполняется руководство;
  • собственные решения и поступки;
  • несоответствующее выполнение своих прямых обязанностей;
  • несоблюдение общих правил, прописанных руководящим пакетом бумаг компании;
  • некорректное отношение к личной, конфиденциальной информации, а также разглашение сведений, представляющих коммерческую тайну;
  • причинение материальных убытков организации;
  • несоблюдение трудовой дисциплины, распорядка дня, нарушение техники безопасности на производстве;
  • пренебрежение нормами этикета и коммуникабельным поведением в коллективе.

Условия работы

Рабочий день сотрудника составляется из общих правил распорядка конкретного коллектива, принятого уставом организации. При необходимости секретарь может направляться в служебную командировку местного и регионального значения.

Командировочные расходы и заработная плата на этот период начисляются согласно действующего законодательства.

В зависимости от специфики деятельности компании руководство правомочно включить дополнительные пункты, регламентирующие служебную деятельность секретаря.

В ряде случаев секретарь наделяется правом подписи, которое распространяется только на тот перечень бумаг и документов, что напрямую связаны с его официальной деятельностью. Юридически такое право подписи классифицируется как ограниченное.

Прочее

На усмотрение руководителя предприятия документ может содержать дополнительные пункты, не являющиеся обязательными. Например, возможность вносить в настоящую инструкцию изменения, дополнения, согласования.

Кроме того, раздел «прочее» содержит информацию, но основании чего принят документ и каким актами он регламентирован.

Образец типовой инструкции

Несмотря на тот факт, что каждая инструкция, содержащая функциональные обязанности секретаря, имеет стандартную форму оформления, составляется она все-таки с учетом специфики компании и рода ее деятельности.

Особенности

В зависимости от рода занятий, должностные обязанности секретаря различных организаций могут несколько отличаться по перечню функциональных обязанностей. В качестве примера приведены основные направления деятельности сотрудника с учетом специфики занимаемой должности.

Референт

Секретарь-референт более глубоко вникает в производственные процессы, поэтому должен обладать определенными базовыми знаниями и иметь высшее образование. Его основные задачи:

  • подготавливать бумаги, обеспечивающие полноценное ведение трудовой деятельности организации;
  • проверять правильность оформления документов, поступающих на рассмотрение к начальнику;
  • принимать посетителей;
  • вести кадровую работу – составлять внутренние приказы по сотрудникам, оформлять трудовые книжки, табелировать, оформлять командировочные, больничные листы, выдавать справки штатным работникам для предъявления по месту требования;
  • оперативно выполнять текущие поручения руководящего состава.

Судебного заседания

Профессия относится к категории государственной исполнительной службы. Функционирует лишь в судебных инстанциях. Сотрудник помогает в судебной работе, участвует в заседаниях, обеспечивает ведение документооборота. На него возложены следующие функции:

  • подборка и оформление материалов для изучения дела в судебном заседании;
  • ведение письменного протокола;
  • составление и отправка повесток, вызывающих прибыть в суд всех участников процесса;
  • оформление дел, руководствуясь нормативно-правовыми и законодательными актами.

Делопроизводитель

Сотрудник, состоящий на данной должности, отвечает за весь оборот документов на предприятии. Его основные обязанности:

  • ведение переговоров с клиентами – как в прямом, так и в телефонном общении;
  • контроль выполнения обязанностей и решения задач, прописанных в приказах и распоряжениях руководства;
  • обработка входящей и исходящей документации, ее регистрация в рамках действующей в компании номенклатуры дел;
  • выполнение иностранных переводов;
  • частичное совмещение функций архивариуса.

Офис-менеджер

Офис-менеджер — это секретарь более широкого профиля. Помимо стандартных обязанностей он должен:

  • тщательно изучать всю корреспонденцию, внутренние приказы, на их основании участвовать в подготовке производственных проектов;
  • распределять входящие бумаги и документы;
  • отправлять исходящие распоряжения;
  • вести протоколы собраний и заседаний;
  • оформлять доверенности о материальной ответственности;
  • принимать телефонные звонки и переадресовывать их по прямому назначению;
  • координировать деятельность обслуживающего и нижестоящего персонала – технических работников, водителей, курьеров.

Руководителя

Основные особенности с учетом специфики занимаемой должности:

  • проводит мероприятий по административной и организационной деятельности;
  • принимает личную документацию, предназначенную непосредственному руководителю;
  • предоставляет всю необходимую директору информацию по производственным, служебным, кадровым вопросам;
  • по заданию начальника составляет письма, запросы, требования и претензии в сторонние организации и отвечает за их отправку;
  • обеспечивает поддержание рабочего места руководителя на надлежащем уровне, создает комфортные условия для выполнения им прямых обязанностей;
  • организует процесс приема посетителей;
  • формирует внутренние дела компании;
  • в совершенстве владеет персональной оргтехникой.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/dolzhnostnye-instrukcii/sekretar.html

Должностные обязанности секретаря руководителя | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Немногие начинающие секретари знают о том, в чем состоит различие между должностью секретаря и секретаря руководителя. На самом деле круг должностных обязанностей у секретаря руководителя значительно шире. Поэтому, если вы решили стать секретарем руководителя или уже являетесь таковым, давайте разберемся, что входит в ваши должностные обязанности.

Из данного материала вы узнаете:

  • должностные обязанности секретаря руководителя;
  • секретарь или личный помощник?
  • функции секретаря руководителя.

Несмотря на то, что секретарь руководителя должен иметь тоже профессиональное образование, что и обычный секретарь, как правило, заработная плата у этих двух сотрудников значительно отличается. Это объясняется не только разницей в опыте, но и должностными обязанностями. Их мы и рассмотрим подробнее.

Должностные обязанности секретаря руководителя

Секретаря руководителя, в первую очередь, отличает подчинение непосредственно одному начальнику. Более того, основная часть рабочей деятельности секретаря руководителя направлена на регулирование и администрированиирабочего времени начальника.

Именно должностные обязанности секретаря руководителя включают такие понятия, как административная и информационная поддержка руководителя.

Проще говоря, секретарь должен быть не только в курсе всех событий, но и заниматься их организацией и планированием с учетом рабочего распорядка руководителя.

Также в должностные обязанности секретаря руководителя входит непосредственное общение с партнерами, назначение встреч, совещаний и переговоров. Это подразумевает не только высокий уровень знания делового этикета, но и знание иностранного языка. Помимо этого, большим плюсом станет и знание особенностей национального делового этикета.

Секретарь руководителя должен иметь презентабельный внешний вид. Это вовсе не означает, на работу следует одеваться как на праздник, наоборот, такой внешний облик будет свидетельствовать о безвкусии.

Обратите внимание

Беспроигрышным вариантом в данном случае станет классический костюм с идеальной посадкой, туфли на среднем каблуке и гладко причесанные волосы.

Избыток косметики и украшений также отрицательно сказывается на положительном впечатлении, поэтому не стоит злоупотреблять.

Секретарь или личный помощник?

Должность секретаря руководителя в последнее время стала лишь частично напоминать обычные будни секретаря, а все больше похожа на работу личного помощника. Однако если присмотреться, то разница не так очевидна.

Даже новый профессиональный стандарт секретаря руководителя включает такие обязанности, как умение планировать рабочий день начальника, расставлять приоритеты при осуществлении планирования, назначать деловые встречи, переговоры, организовывать командировки и так далее.

Исходя из этого, становится понятно, что секретарь руководителя должен практически ежеминутно знать о том, где находится его начальник и чем занимается.

Следует отметить, что многие руководители намеренно поручают своему секретарю личные дела, которые не имеют отношения к работе. К ним могут относиться как планирование отпуска и оформление документов, так и поездки в химчистку и так далее. Если вас смущают подобного рода просьбы, то рекомендуем сразу уточнить или проверить их наличие в трудовом договоре или должностной инструкции.

Новые статьи

Функции секретаря руководителя

В функции секретаря руководителя входит необходимость составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.

Также секретарь осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Рекомендуем материалы по теме:

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210796-qqq-17-m2-doljnostnye-obyazannosti-sekretarya-rukovoditelya

Должностная инструкция и требования навыков секретаря – функции и необходимый опыт + повышение квалификации

Иногда административная роль может быть в профессии, особенно в средствах массовой информации или маркетинге. Секретари и администраторы играют вспомогательную роль в организациях, где они работают, чтобы выполнять различные административные задачи.

Секретари и администраторы помогают поддерживать бесперебойную работу организации, которые делают ее работоспособной.

Название должности «администратор» и «секретарь» можно использовать взаимозаменяемо, чтобы описать одну и ту же роль, или «секретарь» может быть другим, более старомодным именем для личного помощника или помощника руководителя.

Важно

Секретарь или администратор предоставляет как административную, так и административную поддержку профессионалам, либо как часть команды, либо индивидуально.

Они участвуют в координации и осуществлении служебных процедур и часто несут ответственность за конкретные проекты и задачи. В некоторых случаях они могут контролировать работу младшего персонала.

Обязанности секретаря или административного помощника зависят от отрасли или работодателя, но некоторые задачи являются общими для многих рабочих мест.

В качестве секретаря человек возьмет на себя ответственность за административную поддержку, чтобы оптимизировать рабочий процесс. Он будет помогать коллегам и руководителям, поддерживая их при планировании и распространении информации.

В ходе карьеры, как и в другие времена жизни, его могут попросить принять протокол собрания. Могут даже попросить взять на себя официальную роль секретаря для группы или организации, будь то добровольная или оплачиваемая.

Читайте также:  В чем разница между дилером и дистрибьютором

В этом качестве важно, чтобы он мог принимать четкие и точные примечания, поскольку роль секретаря заключается прежде всего в создании официального отчета о встрече. Роль секретаря в какой-либо официальной группе – быть хранителем процесса встреч.

Как правило, это лицо, которое организует собрания, включая годовые, и ведет официальные отчеты о процессе и решениях группы: протоколы собрания. Это может включать в себя ведение учета корреспонденции.

Он станет точкой отсчета для всех запросов или проблем и будет неотъемлемой частью рабочей силы компании. Основная задача секретаря – поддерживать менеджеров в организации.

Каждое рабочее место отличается – некоторые из них достаточно сложны или заняты настолько, что каждый человек в команде управления имеет личную секретаршу.

В других случаях один секретарь может поддерживать нескольких старших менеджеров, в то время, как только главный исполнительный директор имеет личную секретаршу.

Совет

Ваша роль административного секретаря может включать работу с менеджерами, руководителями и другим персоналом в офисе. Быть помощником врача или юриста является более специализированным и может потребовать дополнительной подготовки.

Административный секретарь, обычно известный как помощник администратора, работает в одной из трех областей: общий бизнес, юридическая профессия или медицинское поле.

В общей офисной среде обязанности обычно состоят из ввода данных, обработки текстов, управления офисами, подготовки и подачи документов, создания презентаций и выполнения основных задач бухгалтерского учета.

В качестве помощника по медицинским вопросам нужно работать в офисах врачей, клиниках и больницах. Помимо общих служебных обязанностей, задачи в этой области обычно включают в себя управление медицинской записью, медицинское кодирование и страховой биллинг.

Обязанности помощника по административным вопросам в правовой сфере включают общие служебные практики, а также подготовку юридических документов и юридические исследования.

Административная роль иногда может быть способом в профессии, особенно в средствах массовой информации или маркетинге; то есть многие профессионалы в таких секторах, как маркетинг и средства массовой информации, начинают играть административную роль и «работают на своем пути». Аналогичным образом, студенты и выпускники университетов часто выполняют краткосрочную временную работу в качестве администратора или секретаря через агентство по набору персонала во время каникул или после окончания.

Однако, если специализироваться на административной роли, продвижение по службе может происходить от более старших административных должностей; то, что они точно будут отличаться в зависимости от организации.

Обратите внимание

В некоторых случаях можно стать старшим администратором или руководителем группы; в других – личным или исполнительным помощником; в еще большем, офисным менеджером.

Также секретарю и административному персоналу не известно специализироваться на работе в организациях в конкретных секторах: например, фармацевтических препаратов или законов. Основные обязанности секретаря:

  • Отвечать на звонки, принимать сообщения и обрабатывать корреспонденцию.
  • Ведение дневников и организация встреч.
  • Организация и обслуживание совещаний (подготовка программ и принятие протоколов).
  • Управление базами данных.
  • Внедрение новых процедур и административных систем.
  • Взаимодействие с соответствующими организациями и клиентами. Поддерживать связь с персоналом в других отделах и с внешними контактами.
  • Координация почтовых рассылок и подобных рекламных задач. Обрабатывать запросы по телефону и электронной почте, используя систему электронной почты (например, Outlook).
  • Регистрация, обработка счетов или расходов.
  • Выступая в качестве администратора и/или встречи и приветствуя клиентов.
  • Вербовка, обучение и контроль младшего персонала. Набирать, обучать, контролировать младший персонал и делегировать работу по мере необходимости.
  • Использование пакета обработки текста, такой как Microsoft Word. Использовать различные программные пакеты (включая Excel, Access и Powerpoint) для управления данными и создания документов и презентаций.
  • Организовывать, хранить документы и компьютерную информацию. Копировать и печатать различные документы, иногда от имени других коллег. Писать письма. Аудио и тип копирования.
  • Планировать и посещать собрания, создавать повестки дня и принимать минуты – может потребоваться стенография.
  • Заказать и сохранить канцелярские принадлежности и оборудование. Вводить инвентарь канцелярских товаров путем проверки запасов для определения уровня запасов; прогнозирование необходимых поставок; размещение и ускорение заказов на поставки; проверяя получение расходных материалов.
  • Организовать поездки, проживание для персонала и других внешних контактов.
  • Использовать системы управления контентом (CMS) для обслуживания и обновления веб-сайтов и внутренних баз данных
  • Управлять и поддерживать бюджеты и осуществлять выставление счетов.
  • Сортировать и распространять входящие сообщения, а также организовывать и отправлять исходящие (это может быть связано с использованием франкирующей машины).
  • Манипулировать статистическими данными. Подготавливать отчеты, собирая информацию. Предоставлять историческую информацию, используя системы подачи и поиска. Сбор, подготовка и сопоставление отчетов.
  • Организовать обучение сотрудников. Поддерживать технические знания, посещая учебные семинары; чтение секретарских публикаций.
  • Производит информацию путем расшифровки, форматирования, ввода, редактирования, извлечения, копирования и передачи текста, данных и графики.
  • Организовывать работу путем чтения и маршрутизации корреспонденции; сбор информации; инициируя телекоммуникации.
  • Поддерживать график отделов, сохраняя календари для сотрудников отдела; организацию встреч, конференций, телеконференций и поездок.
  • Заполнять запросы, приветствуя клиентов, лично или по телефону; отвечать или направлять запросы.
  • Поддерживать доверие клиентов и защищать операции, сохраняя конфиденциальность информации. Защищать информацию путем заполнения резервных копий базы данных.
  • Сохранять оборудование в соответствии с инструкциями производителя и установленными процедурами.
  • Способствовать усилиям команды, выполняя соответствующие результаты по мере необходимости.

Хотя конкретные обязанности по работе варьируются от одной организации и специальности к другой, все секретари должны иметь возможность выполнять задачи, которые помогают организации работать эффективно. Некоторые секретари могут покупать расходные материалы, управлять корпоративными библиотеками или создавать презентации, отчеты или документы.

Исполнительный секретарь может проводить исследования, вести переговоры с поставщиками или руководить другими канцелярскими сотрудниками. У юридических секретарей могут быть специальные задачи, такие как подготовка сообщений, жалоб, ходатайств, ответов и повесток.

Медицинские секретари могут расшифровать диктовку о историях пациентов или медицинских жалобах, организовать госпитализацию пациентов или взаимодействие со страховыми компаниями.

Функции

Все секретари выполняют некоторые подобные задачи, многие из которых связаны с управлением информацией. Секретарь управляет бумажными и электронными системами подачи, обрабатывает, направляет почту и управляет различными офисными машинами, такими как компьютеры, телефоны, факсимильные аппараты, оборудование для проведения видеоконференций.

Некоторые секретари берут диктовку и создают отчеты или письма, а другие пересматривают черновики, написанные менеджерами. Секретари должны обладать отличными навыками правописания и грамматики, должны набирать быстро и точно и быть квалифицированными в обслуживании клиентов.

Многие секретари используют множество компьютерных программ, таких как базы данных, электронные таблицы или графики.

Секретари часто управляют файлами клиентов и другими записями в офисе. Например, в кабинете врача секретарь вытягивает файл каждого пациента во время назначения медсестры или врача. Она заменяет его, когда назначение закончено. Сохранение файлов в алфавитном порядке и использование локальной системы регистрации для удобства хранения и поиска – это ключи к успешной организации файлов.

Секретари – это общая связь для входящей и исходящей телефонной и почтовой корреспонденции. Они получают звонки от клиентов, деловых партнеров, работников или членов сообщества, а также отвечают на вопросы или пересылают вызовы.

Они также звонят от имени менеджеров, чтобы сообщать информацию клиентам, планировать встречи или следить за запросами.

Записки с менеджером, подготовка памятки или письма, а также проверка почты – это обычные письменные корреспонденции.

Важно

Секретарям часто поручается копирование документов для рассылки или для внутреннего распространения. Они также должны отправлять документы от компании или клиентам и получать входящие факсы для передачи соответствующему лицу.

Некоторые секретари используют электронную почту, Word и Excel для создания электронных таблиц, документов и передачи их сотрудникам или клиентам. Корректировка документов до их отправки из офиса – это еще одна обязанность.

Особенно в небольших офисах, секретарю может быть предложено выполнять обычные канцелярские задания и поручения, чтобы помочь другим. Это может включать отмену или перепланирование контрактов, заказ канцелярских принадлежностей, заметок на собраниях и получение напитков для руководителя и гостей.

В общих служебных положениях секретари обычно помогают новым сотрудникам и посетителям находить дорогу. Это включает в себя обращение посетителей к людям, которых они встретили, и показ новых сотрудников, где они отправятся в свой первый день. В целом, секретарша проектирует образ бизнеса, предлагая дружеский и профессиональный прием людям, которые приходят в офис.

Секретарь некоммерческой организации играет решающую роль в содействии коммуникации и обеспечении надлежащего управления и использования важных организационных записей. Как правило, уставы организации устанавливают обязанности секретаря, однако обязанности могут время от времени меняться, которые могут быть назначены советом.

Как правило, секретарь должен быть подготовлен для решения следующих вопросов:

  • Коммуникация – основная роль секретаря. Секретарь корпорации является активным каналом связи между советом директоров, руководством и членами (если таковые имеются), путем надлежащего уведомления о любых встречах и своевременном распространении таких материалов, как повестки дня и протоколы заседаний. Секретарь должен быть осведомлен о документах организации и связанных с ними материалах и должен быть в состоянии давать советы и ресурсы по соответствующим темам о которых идет речь Секретарь должен стремиться быть полезным для совета, поскольку они выполняют свои фидуциарные обязанности.
  • Планирование, уведомление и материалы. Секретарю поручается знание и соблюдение требований к уведомлению, составления расписаний для размещения директоров. Секретарь отвечает за составление расписания заседаний совета директоров и должен обеспечить достаточное количество совещаний в год в соответствии с уставом организации. Как правило, совет может более эффективно проводить заседание правления, когда секретарь готовит и отправляет материалы для собраний перед совещанием для каждого директора для рассмотрения таких материалов, исправления любых ошибок, подготовки вопросов и комментариев.
  • Протоколы совещаний. Секретарю также поручено записывать протоколы заседаний. Протокол является важным организационным документом и обеспечивает памятную хронологию ключевой информации, такой как действия совета директоров, выборы должностных лиц или директоров, а также некоторые доклады комитетов и персонала. Протоколы заседаний могут иметь жизненно важное юридическое значение в экзамене и в качестве доказательств в судах, если, например, кто-то бросает вызов действительности определенных действий или позиций.
  • Ведение корпоративных отчетов. Как хранитель записей организации, секретарь отвечает за поддержание точной документации и соблюдение правовых требований, таких как ежегодные сроки подачи заявок. Секретариату может быть полезно иметь календарь подачи сроков, который может включать подачу в государственный секретарь корпорации, генеральный прокурор, и налоговой службы. Секретарь отвечает за проверку и обновление документов по мере необходимости и обеспечение безопасного хранения всех документов, их доступности для проверки директорами и/или членами.

Источник: https://www.finanbi.ru/obyazannosti-sekretarya-doljnostnaya-instrukciya-funkcii-i-trebovaniya-319

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector