Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря

Должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря

Каждая крупная компания нуждается в специалистах, которые возьмут на себя функции внутреннего управления. Такие работники занимаются оформлением первичных документов и решают важные организационные вопросы.

Как правило, данная задача возлагается на офис-менеджера, который исполняет не только свои профессиональные обязательства, но и обязанности секретаря. Важно отметить, что данным работником может руководить лишь генеральный директор компании. Лицо, занимающее данный пост, осуществляет прием кандидатов на эту должность.

В данной статье мы предлагаем рассмотреть вопрос о том, как составляется должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря.

Офис-менеджер – «на все руки мастер», без которого трудно представить работу современной компании

Офис-менеджер: суть профессии

Должность офис-менеджера включает в себя функции «правой руки» руководства компании и главного администратора. Человек, занимающий этот пост, относится к руководящему звену и обязан обеспечивать бесперебойную работу предприятия.

Лица, желающие получить эту должность, должны ответственно подойти к своим должностным обязанностям, сконцентрировавшись на главных функциях работы компании. Как уже было сказано выше, офис-менеджер является своеобразным заместителем гендиректора, который занимается решением всех организационных вопросов.

Это означает, что для зачисления претендента на вакансию в штат компании, руководству фирмы необходимо подготовить соответствующий акт. Право на принятие нового работника на эту должность имеется лишь у генерального директора.

Получить этот пост может только специалист, имеющий профессиональное среднее образование.

Обратите внимание

Однако, многие компании желают видеть на этой должности специалистов, имеющих не только высшее образование, но и профессиональный опыт деятельности в данной сфере.

Офис-менеджер является связывающим звеном между простыми работниками и руководством фирмы. В его обязанности входит полный контроль внутренней деятельности компании и организация различных мероприятий.

В чем разница между офис-менеджером и секретарем

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что должность офис-менеджера полностью аналогична позиции секретаря. Однако, данное мнение является ошибочным, поскольку первый пост включает в себя намного больше различных функций.

По мнению специалистов, работники, занимающие этот пост, должны решать значительно большее количество организационных вопросов, чем рядовой секретарь. Важно отметить, что содержание должностных инструкций офис-менеджера зависит от направления деятельности фирмы.

Это означает, что в некоторых сферах, данная должностная позиция полностью отличается от должности секретаря.

Многие специалисты отмечают, что офисные менеджеры занимают более высокую ступень на карьерной лестнице. Это мнение подтверждается более широким спектром профессиональных обязательств. Также данные работники имеют более высокий заработок в сравнении с секретарем. Достойная оплата сопровождается жесткими требованиями к кандидатам на этот пост.

В крупных фирмах, в состав которых входит несколько разных отделов, в обязанность офис-менеджера входит координация работы секретарей. В небольших компаниях, где отсутствует кадровая служба, офис-менеджер занимается отбором кандидатов на имеющиеся вакансии или проводит конкурсный отбор претендентов.

Нередко этому работнику вверяется обязанность по обучению новичков.

Особенности профессии

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что рассматриваемая профессия обладает неповторимой спецификой. Ниже мы предлагаем обсудить основные особенности данной специальности.

Должностная инструкция офис-менеджера требует серьезной проработки, ведь в должностные обязанности офис-менеджера входят функции секретаря, завхоза, администратора, нередко он занимается кадровым делопроизводством и первичной бухгалтерией

Рабочее место офис-менеджера

Перед сотрудниками крупных организаций ставится значительно больше организационных задач в сравнении с работниками небольших фирм.

Это означает, что в каждом крупном предприятии должна быть предусмотрена позиция офис-менеджера. Сотрудник, занимающий этот пост, обязан координировать деятельность всего офиса.

Основываясь на этом утверждении можно сделать вывод, что специалисты, представляющие эту профессию, весьма востребованы на трудовом рынке.

В штат крупных холдингов входит несколько офис-менеджеров, каждый из которых курирует работу определенного подразделения или филиала. От грамотности специалистов зависит функциональность компании и скорость решения всех вопросов, связанных с деятельностью офиса.

Средняя зарплата

Как мы уже отмечали выше, специалисты, представляющие это направление профессиональной деятельности, имеют высокую востребованность.

По словам экспертов, в данной сфере имеется высокий уровень конкуренции. Согласно статистическим данным, уровень конкуренции равен шести претендентам на одну свободную должность.

Столь высокая конкуренция объясняется высокой заработной платой.

Зарплата новичков в этой сфере составляет более двадцати тысяч рублей. Рассчитывать на данную сумму могут лишь жители столицы. В остальных регионах, заработная плата варьируется от восьми до пятнадцати тысяч рублей. Специалисты, имеющие профессиональный опыт и трудовой стаж, могут рассчитывать на более высокий заработок.

В Москве, опытные менеджеры зарабатывают не менее тридцати тысяч рублей. В остальных городах России, заработок работников, занимающих этот пост, варьируется от пятнадцати до двадцати пяти тысяч рублей.
Труд работников с высшим образованием оценивается значительно выше.

Многие компании предлагают претендентам на свободную должность оплату в размере более шестидесяти тысяч рублей.

Необходимые личностные качества

Рассмотрев ключевые функции офис-менеджера и вопрос, связанный с оплатой труда, необходимо перейти к разговору о личных качествах, необходимых для получения этой должности. Следует заранее отметить, что каждый бизнесмен предъявляет собственные требования к персоналу. Однако существует общий перечень личностных качеств, которые помогут получить желаемую должность.

К таким качествам относятся коммуникабельность, организованность и усидчивость. Работа с документами требует умения концентрировать внимание на мелочах и высокого уровня ответственности. Для того чтобы контролировать работу офисных работников, недостаточно обладать устойчивостью к стрессу.

Важно

Помимо данного качества, потребуются развитая эрудиция, собранность и самодисциплина. Офис-менеджер должен обладать креативным мышлением и своевременно исполнять все распоряжения руководства.

Занять место лидера в коллективе, можно лишь грамотно общаясь с подчиненными, проявляя доброжелательность.

Должностная инструкция относится к тому виду документов, которые необязательны к применению, но при этом широко распространены

Важные профессиональные навыки

Важно отметить, что всех вышеперечисленных личных качеств недостаточно для того, чтобы гарантированно получить работу. Многие работодатели уделяют повышенное внимание наличию профессиональных навыков у претендентов.

Человек, желающий занять рассматриваемый пост, должен знать базовые принципы бухгалтерского учета и делопроизводства. Данному работнику предстоит заключать контракты с потенциальными контрагентами и вести первичную документацию.

Знание офисных программ является одним из несомненных плюсов для претендента на вакансию. Помимо этого, необходимо обладать навыками работы с офисной техникой.

Специалист, желающий получить должность офис-менеджера, должен знать не только о правилах делового этикета, но и все действующие санитарные нормы, правила охраны трудовой деятельности и противопожарной безопасности. Для управления «жизнью» офиса потребуются следующие профессиональные навыки:

  1. Знания правил проведения конкурсных мероприятий с целью выбора лучшего претендента из всех заявок от людей, желающих занять пустующее рабочее место.
  2. Знания базовых правил психологии, направленных на эффективное взаимодействие с трудовым коллективом.
  3. Умение использовать различные мотивирующие приемы с целью увеличения результативности труда работников.
  4. Умение разрабатывать и внедрять планы оптимизации работы офиса.

Помимо всего вышеперечисленного, данный сотрудник должен уметь самостоятельно решать важные организационные вопросы и отвечать за собственные действия.

Офис-менеджер: должностные обязанности

Должностные обязанности офис-менеджера могут различаться в зависимости от области, в которой работает компания. Однако существует ряд общих обязательств, которые должны выполнять данные сотрудники.

Как правило, в набор функций офис-менеджера входит закупка всех расходных материалов, необходимых для полноценной работы сотрудников офиса. Наряду с этим, работник должен осуществлять контроль над исправностью всей техники, находящейся в распоряжении офиса.

В случае возникновения поломки компьютеров и других приборов, работник должен своевременно обратиться в техническую службу.

Помимо контроля над работой офиса, менеджеру необходимо вести документооборот. Как правило, все входящие документы обрабатываются специалистом и перенаправляют в структурные отделы. Многие эксперты в этой сфере рекомендуют новичкам несколько раз в течение дня проверять корпоративную почту.

Работая с корреспонденцией, следует осуществлять выборку писем и входящих документов, которые могут вызвать интерес у руководства компании. Помимо работы с корреспонденцией, менеджер должен отвечать на входящие звонки и принимать посетителей компании.

Выполняя подобные функции очень важно соблюдать корпоративную этику и придерживаться правил делового общения.

Выше мы уже отмечали, что офис-менеджер является одним из заместителей руководства компании. В обязанности данного сотрудника входят подготовительные работы к проведению различных мероприятий.

Совет

Говоря простым языком, менеджер должен подготовить не только все необходимые канцелярские принадлежности и раздаточные материалы, но и оформить письменные уведомления с приглашением на встречу или собрание.

Именно сотрудникам, занимающим рассматриваемую должность, поручается составление протоколов и других документов, связанных с вышеописанными мероприятиями.

Должностная инструкция позволяет ознакомить сотрудника с перечнем функций, входящих в его компетенцию, а также с его правами, и ответственностью

Помимо подготовки первичных документов и полной координации документооборота, менеджеру необходимо следить за тем, чтобы остальные работники компании выполняли распоряжения администрации. Как правило, многим менеджерам предоставляется право самостоятельно искать пути решения всех офисных вопросов и задач. Одной из важных функций специалиста является контроль работы всех сотрудников, работающих в офисе. В случае выявления факта нарушения трудовой дисциплины, специалист должен составить докладную записку, которая будет передана руководству. С целью контроля работы офисных сотрудников подготавливаются различные учетные документы, сметы и ведомости. В небольших компаниях, менеджеры ведут учет времени, отработанного тружениками офиса. На основе этих сведений подготавливаются расчеты величины зарплаты работников.

Ведение деловой переписки является одной из важных обязанностей менеджера. Во время этого процесса следует соблюдать все правила делового этикета.

Сотрудник, занимающий руководящую должность, обязан заниматься решением конфликтов и спорных ситуаций, возникающих внутри коллектива. Руководство компании обязано знать об обстановке внутри офиса.

Именно поэтому работнику очень важно грамотно предоставлять всю информацию о работе офиса администрации фирмы.

Основываясь на всем вышеперечисленном можно сделать вывод, что офис-менеджер обязан контролировать все внутренние процессы, дисциплину и исполнение правил внутреннего устава компании.

При выполнении своих функций, работник должен придерживаться действующих законов и регламентов. В случае отсутствия сотрудника на его рабочем месте, все вышеописанные функции возлагаются на его заместителя.

Кандидатура лица на должность заместителя должна быть согласована с руководством и утверждена соответствующим распоряжением.

Налагаемая ответственность

Учитывая все вышесказанное можно сделать логичное заключение, что человек, занимающий должность офис-менеджера, обязан руководствоваться правилами, зафиксированными в Трудовом Кодексе.

При этом очень важно учитывать локальные правовые акты, действующие внутри предприятия. Нарушение этих правил может привести к штрафным санкциям в виде замечания или выговора.

Нарушение порядка, изложенного в Конституции и других юридических актах, может повлечь за собой административное, гражданское либо уголовное наказание.

Подобная ответственность предусмотрена в отношении сотрудников, разглашающих конфиденциальную информацию или причиняющих материальный вред предприятию иными способами. Работодатель имеет право самостоятельно выбрать меру взыскания в отношении тех работников, что нарушили:

  1. Внутренние правила дисциплины и трудовых норм.
  2. Правила охраны труда, техники безопасности и противопожарной безопасности.
  3. Нормы делового этикета.
  4. Использовали ложные сведения ради личной выгоды.

Перечень обязанностей должен быть равнозначен рабочему времени сотрудника, не следует ни перегружать его, ни оставлять чересчур свободным

Читайте также:  Как выделить ндс из суммы: формула

Выводы (+ видео)

В рамках данной статьи мы рассмотрели обязанности офис-менеджера для резюме. Сотрудники, соответствующие всем критериям, предъявляемым к соискателям этой должности, могут рассчитывать на получение престижной и высокооплачиваемой работы.

Во время исполнения своих трудовых обязательств, менеджер должен в обязательном порядке придерживаться правил, изложенных в должностной инструкции.

Тщательное изучение этого документа позволит минимизировать риск допущения ошибок, которые могут повлечь за собой негативные последствия для целого офиса.

Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/kadry/dolzhnostnaya-instruktsiya/dolzhnostnaya-instruktsiya-ofis-menedzhera-s-funktsiyami-sekretarya.html

Должностная инструкция офис-менеджера. Образец 2019 года

Должностная инструкция относится к тому виду документов, которые не обязательны к применению, но при этом широко распространены. Ее основная задача – ознакомить сотрудника с перечнем функций, входящих в его компетенцию, а также с его правами, и ответственностью.

Кто разрабатывает должностную инструкцию для офис-менеджера

В большинстве компаний написание документа входит в обязанность либо юриста, либо секретаря организации, либо начальника кадрового отдела. Но независимо от того, кто в конечном счете будет заниматься ее формированием, она должна быть заверена руководителем предприятия.

ФАЙЛЫОткрыть эти файлы онлайн2 файла
Скачать пустой бланк должностной инструкции офис-менеджера .docСкачать образец заполнения должностной инструкции офис-менеджера .doc

Поскольку в законодательстве нет такого понятия, как «должностная инструкция», не существует и ее утвержденного, единого для всех образца. Это значит, что предприятия и организации вправе пользоваться самыми разнообразными готовыми шаблонами инструкции либо же разрабатывать ее на свое усмотрение, исходя из производственных потребностей.

Стандарт должностных инструкций, наиболее часто употребляемых в компаниях, включает в себя несколько разделов:

  • «Общие положения»,
  • «Основные функции»,
  • «Права»,
  • «Ответственность»,

которые иногда дополняются такими параграфами как

  • «Условия работы»,
  • «Право подписи» и т.п.

Документ всегда пишется в одном экземпляре. Если на предприятии работает несколько сотрудников по одной и той же специальности, на каждого из них составляется свой документ – во избежание дублирования профессиональных обязанностей.

Должностная инструкция может быть написана как от руки (что в последние годы встречается крайне редко), так и напечатана на компьютере. Но независимо от способа оформления, она должна быть удостоверена «живыми» подписями. При этом заверять печатью документ не нужно, поскольку он относится ко внутреннему документообороту организации.

Содержание должностной инструкции офис-менеджера

Вверху документа посередине пишется его названием с указанием должности, под которую он разрабатывается. Затем справа следует оставить несколько строчек для утверждения должностной инструкции руководителем фирмы: здесь надо вписать его должность, наименование компании, фамилию, имя, отчество, а также оставить строку для подписи (с расшифровкой).

Общие положения

Следующий раздел открывает основную часть инструкции. Он называется «Общие положения» и первым делом в нем указывается непосредственный руководитель офис-менеджера (без указания конкретных фамилий).

Далее вписывается на основе какого документа происходит назначения и увольнения сотрудника, требуемая квалификация, уровень образования, необходимый опыт работы и стаж.

Обратите внимание

Затем указывается порядок замещения офис-менеджера в период отсутствия его на рабочем месте.

Чуть ниже перечисляются документы и нормативные акты, которые должны учитывать офис-менеджеры в своей работе. Потом нужно обозначить все законы и правила, с которыми офис-менеджер должен быть ознакомлен: трудовое, административное и пр. виды законодательства, приказы, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и охраны труда и т.д.

Должностные обязанности офис-менеджера

Во второй раздел с наименованием «Должностные обязанности» вписываются конкретные обязанности, которые возлагаются на офис-менеджера (в чем-то они похожи на функционал секретаря). При этом нужно помнить, что на разных предприятиях данные функции могут несколько отличаться.

Важный момент: перечень обязанностей должен быть равнозначен рабочему времени сотрудника, не следует ни перегружать его, ни оставлять чересчур свободным.

Полномочия офис-менеджера

В разделе «Права» следует обозначить полномочия офис-менеджера, в том числе прописать инициативы, которые он может проявлять для максимально плодотворного и эффективного труда. Также здесь необходимо указать возможность взаимодействия с руководством предприятия и сотрудниками других подразделений.

Ответственность офис-менеджера

Четвертый раздел «Ответственность» четко определяет те нарушения и проступки, которые влекут за собой дисциплинарное наказание. Указывать их надо тщательно и точно, поскольку в случае возникновения конфликтов, требующих разрешения в суде, эта часть документа может стать доказательной базой для той или иной стороны.

Напоследок документ следует согласовать с ответственным сотрудником: для этого надо вписать его должность, точное наименование организации, полностью фамилию, имя, отчество и передать ему на подпись.

Далее вносятся данные о самом офис-менеджере: его фамилия, имя, отчество, опять же название компании, сведения из любого удостоверяющего личность документа, подпись и дата ознакомления с инструкцией. Личный автограф будет подтверждать то, что работник согласен в приведенной в инструкции информацией о должностных обязанностях и понимает ответственность за возможные нарушения.

В конце на документе ставится резолюция руководителя предприятия.

Источник: https://assistentus.ru/forma/dolzhnostnaya-instrukciya-ofis-menedzhera/

Должностные обязанности офис менеджера

Каждое предприятие, организация или компания требует иметь в своём штате специалиста, способного заниматься управленческой деятельностью в сфере обеспечения документации, делопроизводства и решения различных организационных вопросов. Специалистом, удовлетворяющим данные требования предприятия, является офис-менеджер с функциями секретаря.

Полномочия по поводу назначения на должность офис-менеджера и освобождения с занимаемой должности, как правило, имеет Генеральный директор предприятия, который одновременно становится его непосредственным начальником и руководителем.

Содержание

  • Требования к кандидатам
  • Обязанности офис-мененджера
  • Вывод

Требования к кандидатам

Требования, которые предприятие предъявляет кандидату на соискание должности офис-менеджера с функциями секретаря, состоят в следующем:

  • кандидат должен иметь высшее (можно неполное) либо среднее специальное образование;
  • иметь опыт работы на подобной должности не менее года;
  • владеть знаниями по делопроизводству, деловой этике и культуре труда;
  • быть уверенным пользователем персонального компьютера и интернета, программного обеспечения Microsoft Office;
  • уметь обращаться с оргтехникой: компьютером, факсом, копиром (МФУ), сканером, принтером.

Обязанности офис-мененджера

Таким образом, у офис-менеджера находятся в подчинении работники хозяйственного подразделения: заведующий хозяйством, водители, уборщица. Также ему подчиняется курьерская служба предприятия.

Ввиду различных производственных ситуаций, таких как временное отсутствие сотрудников по причине временной нетрудоспособности либо на время отпуска, предприятие возлагает выполнение функций отсутствующего сотрудника на сотрудника из того же либо смежного подразделения.

Так, замещать отсутствующего начальника отдела кадров должен офис-менеджер, на которого возлагаются обязанности по ведению кадрового делопроизводства. И наоборот, функции офис-менеджера, который временно отсутствует, берёт на себя начальник отдела кадров.

То есть должности офис-менеджера и начальника отдела кадров, как правило, взаимозаменяемы.

В процессе своей работы офис-менеджер должен уметь пользоваться и применять различные нормативные акты, законы, методики, приказы, положения, распоряжения, включая внутренние по предприятию, которые регулируют его деятельность. Также он должен придерживаться правил своей должностной инструкции и знать Устав предприятия.

Опираясь на знания из вышеуказанных источников, офис-менеджер должен ответственно подходить к исполнению свои функциональных обязанностей. Выполнять их нужно чётко, своевременно и правильно, согласно требованиям начальства.

Кроме того, необходимо знать внутренний режим рабочего дня, структуру предприятия и штата сотрудников, владеть информацией о функциональных задачах департаментов предприятия, должностных обязанностях сотрудников подразделения администрации.

В случае чрезвычайных или аварийных ситуаций, офис-менеджер, как и любой сотрудник, обязан знать алгоритм своих действий и выполнять их согласно инструкции.

При поиске подходящей кандидатуры предприятие указывает обязанности офис-менеджера для резюме, которые составляют соискатели для получения вакантной должности. Офис-менеджеру ставятся следующие задачи, которые он обязан выполнять:

  • принимать от сотрудников личные заявления, прочую документацию для сдачи на подпись Генеральному директору предприятия;
  • ставить печати на приказах, договорах, бухгалтерских документах;
  • работать с приказами и распоряжениями: подготавливать, печатать тексты, подписывать, согласовывать, проводить ознакомление с ними сотрудников предприятия, регистрировать, вести учёт, обеспечивать сохранность, заниматься формированием производственных дел;
  • работать с различного вида корреспонденцией, входящей и исходящей (письмами, факсимильными сообщениями, электронной почтой): принимать, передавать (пересылать) адресату, регистрировать, вести учёт (реестр), обеспечивать хранение в бумажном и электронном виде;
  • оформлять письма Генерального директора, администрации, начальников департаментов, отправлять письма высокой срочности;
  • оформлять доверенности, в том числе и генеральные, для получения важной документации, корреспонденции, посылок;
  • исполнять необходимые задания, поручения, распоряжения Генерального директора и начальников департаментов;
  • работать с копиром (МФУ): осуществлять копирование, сканирование, печать документов;
  • подготавливать, печатать тексты писем, запросов и прочих документов, регулирующих деятельность предприятия;
  • вводить информацию, обеспечивать систематизированное её хранение, осуществлять поиск данных;
  • формировать производственные дела, следить за их хранением, вовремя сдавать в архив;
  • принимать факсимильные и телефонные звонки и отвечать на них;
  • если необходимо, переводить телефонные звонки на сотрудников, кому они предназначены либо компетентных в данном вопросе;
  • в отсутствие Генерального директора предприятия принимать информацию по телефону, факсу или в электронном виде и впоследствии доводить до его сведения;
  • участвовать в подготовке и проведении собраний, совещаний предприятия;
  • оповещать участников о цели собрания, когда и где оно будет проведено, протоколировать данные в ходе выступлений участников;
  • организовывать встречу посетителей и гостей предприятия: предлагать, подавать чай, кофе, воду и прочее;
  • для обеспечения командировок сотрудников, заказывать авиационные, железнодорожные билеты, бронировать гостиничные номера;
  • своевременно обеспечивать нормальное функционирование офиса: заказывать питьевую очищенную воду, если это необходимо; каждый квартал заказывать канцелярские принадлежности; каждые полгода подписываться на периодические издания, оставлять заявки арендодателям на получение счетов;
  • организовывать и контролировать сотрудников предприятия по соблюдению ими инструкций и распорядка трудового дня;
  • заниматься координацией и контролировать работу хозяйственного подразделения: заведующего хозяйством, водителя, уборщицы, а также курьера;
  • принимать заявки на пользование автомобилями предприятия и разрабатывать соответствующий график для поездок сотрудников.Соответствующие требования всегда выдвигаются предприятием с целью поддержания порядка, чистоты как на своём рабочем месте, так и в служебных помещениях, сохранности документов и материальных ценностей, соблюдения трудовой дисциплины. Кроме того, предприятие требует от сотрудников:
  • в целях усовершенствования производительности труда рационально расходовать своё рабочее время;
  • эффективно пользоваться возможностями компьютера, оргтехники и производственного оборудования;
  • экономно тратить материалы, используемые в работе, энергоносители;
  • соблюдать инструкции по охране труда, правила противопожарной безопасности и нормы производственной санитарии;
  • не распространять коммерческую тайну, содержащуюся в особых документах предприятия, что может привести к нанесению ущерба имиджа предприятия и его сотрудников.

В управленческой деятельности, в рамках своей компетенции, офис-менеджер наделён правами, которыми он может пользоваться в ходе выполнения работы:

  • в полном объёме получать доступ к служебной информации (включая конфиденциальную);
  • требовать от подчиненных и исполнителей доработки или переоформления документов, если они составлены с нарушением;
  • принимать решения и подписывать документы, связанные с управленческой деятельностью;
  • предлагать начальству планы по усовершенствованию своей работы, а также работы предприятия;
  • требовать от начальства создания производственных условий, установленных санитарными нормами;
  • устанавливать поощрения либо взыскания на сотрудников, подчиняющихся офис-менеджеру, предварительно согласуя такое решение с Генеральным директором.
Читайте также:  Что можно производить в домашних условиях на продажу

Кроме того, офис-менеджер несёт ответственность перед предприятием, порядок которой зафиксирован в его должностной инструкции. Он будет отвечать за свои действия, в случае если:

  • не будет справляться либо будет халатно относиться к выполнению своих должностных обязанностей;
  • допустит недосмотр, в том числе за сохранностью документации, который приведёт к причинению вреда предприятию как морального, так и материального;
  • будет разглашать данные, помеченные знаком «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна»;
  • будет нарушать правила дисциплины труда, распорядка трудового дня.

Вывод

Подведя итоги, можно высказать мнение, что должность офис-менеджера является ответственной, ёмкой, но в то же время интересной. Она требует от человека коммуникабельности, внимательности, чёткости, умения налаживать и координировать процесс управления предприятием и сотрудниками.

Источник: http://101biznesplan.ru/spravochnik-predprinimatelya/dolzhnostnye-obyazannosti/dolzhnostnaya-instruktsiya-ofis-menedzhera-s-funktsiyami-sekretarya.html

Должностные обязанности офис менеджера с функциями секретаря

Наверное, трудно найти человека трудоспособного возраста, который хотя бы раз в жизни не сталкивался с должностной инструкцией. Но если кто-то еще в виду своей занятости не слышал о таком документе, то:

  1. должностная инструкция – это документ организационно-правового характера, который закрепляет функции и обязанности определенной должности, предусмотренной в штатном расписании;
  2. бумага содержит информацию о правах и ответственности такого должностного лица в соответствии с действующим законодательством, Трудовым правом и внутренним регламентом предприятия.

Кому выгодно, чтобы такой документ был на предприятии? Это выгодно всем:

  • Работодателю, который может четко определить обязанности сотрудника и, в случае чего, спросить с него за их невыполнение;
  • Работнику, который осуществляет свою деятельность на предприятии исключительно в рамках своих должностных обязанностей. Выполнение задач и функций, не прописанных в таком правовом документе, не входит в компетенцию штатного сотрудника;
  • Трудовой инспекции и другим контролирующим организациям, которым легче с наличием инструкции доказать и фиксировать факт нарушения трудового законодательства.

Таким образом, наличие такого документа является обязательным залогом соблюдения трудового законодательства. Кроме того, такой документ выполняет ряд важных функций, среди которых можно выделить следующие:

  1. Точно и правильно распределять функции среди штатных работников;
  2. Обеспечивать выполнение поставленных задач и целей конкретным работником, отделом и в целом предприятием;
  3. Защищать права работника, четко их определив в документе;
  4. Обеспечивать правильное подчинение сотрудника конкретному руководителю;
  5. Правильно мотивировать работника к труду;
  6. Повышать эффективность работы в целом.

Как составляется должностная инструкция

Допустим, руководитель компании понимает важность и необходимость составления должностной инструкции, например, того же офис-менеджера, как и где он должен брать сведения  для составления такого документа, что является основой для такого документа и т.д.

Думаем, что у руководителя любого отдела, который начинает работать на предприятии с нуля, такие вопросы возникнуть, ведь только что зарегистрированное учреждение не может иметь должностных инструкций. И далее попробуем ответить на данный вопрос.

Какие источники информации могут использоваться при составлении должностной инструкции:

  • Положения про структурные подразделения компании, принятые при создании компании;
  • Штатное расписание, устанавливающее наличие конкретных должностей;
  • Нормативы труда;
  • Справочник должностей квалификационного характера;
  • Интернет ресурсы;
  • Опросы работников;
  • Другие источники информации.

Но, как отмечают эксперты, наиболее важным и необходимым источником информации для составления инструкции служит Квалификационный справочник должностей. Это база, от которой и следует отталкиваться. В данном документе прописаны все требования, компетентности, квалификационные критерии, выдвигаемые к каждой штатной единицы.

Конечно, такой справочник должен стать основой. Но на каждом предприятии должностная инструкция может быть видоизменена с учетом требований предприятия.

Справочная информация: для каждой штатной единицы разрабатывается отдельная должностная инструкция.

Должностная инструкция всегда должна разрабатываться на основании тех задач, которые в целом ставятся перед подразделением. Исходя из задач и функций структурного отдела, разрабатываются и функции отдельного работника. При этом документ всегда должен состоять из конкретно выделенных элементов:

  • Общие положения;
  • Задачи и функции работника;
  • Обязанности;
  • Права;
  • Ответственность.

Допустимо, чтобы указанные разделы совмещались или укрупнялись, но при этом документ обязательно должен их содержать. И далее на примере разберем, как выглядит должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря.

Должностная инструкция офис менеджера с функциями секретаря

Конечно, сама должность офис менеджера, да еще с функциями секретаря, понятие обтекаемое.

Здесь может возникнуть масса проблем, поскольку, когда берут человека на такую вакансию, то предполагается, что он будет выполнять все: от подачи кофе до управления всем офисом.

И если провести опрос сотрудников, которые когда-то работали на такой должности, то половина из них вообще не видели такого документа как должностная инструкция.

Важно

Но наличие должностной инструкции зависит не от самого офис менеджера, а от руководителя, который хочет или нет соблюсти закон, и защитить права самого сотрудника. И далее поговорим о том, что может входить в функции, задачи и обязанности такой штатной единицы.

Структура должностной инструкции офис менеджера с функциями секретаря будет представлена в таблице.

Название раздела должностной инструкции Сущность
Общие положения Здесь нужно указать следующее:·        Должность относится к категории специалистов;·        Принимаются субъекты только с высшим образованием по соответствующему или схожему профилю;·        Наличие стажа работы на аналогичной должности;·        Назначение на работу осуществляется директором.То есть в общем разделе нужно указать те требованиям, которым должен соответствовать потенциальный кандидат на вакансию. Например, можно одним из пунктов указать, что обязательно должен знать офис менеджер: какие программы, какую информацию, в каких понятиях ориентироваться и т.д.
Должностные обязанности Это наиболее обширный раздел, где нужно указывать то, что должен выполнять офис менеджер с функциями секретаря. Конечно, представленный далее список обязанностей не является общеобязательным, но он может быть взят за основу:1.     Обеспечивать офис канцелярскими принадлежностями и другими МШП, необходимыми для нормального функционирования офиса;2.     Следить за правильной работой оргтехники офиса;3.     Осуществлять действия, направленные на обеспечение нормальной работы офиса, в частности: отвечать на звонки, принимать корреспонденцию, передавать поступающую информацию руководителю, собирать документы на подпись, передавать их начальнику, а потом передавать по отделам;4.     Составлять и доводить до сведения структурных подразделений приказы, распоряжения руководителя;5.     Осуществлять подготовительную и организационную работу по провидению переговоров с партнерами, совещаний с подчиненными, общение с прессой и т.д.;6.     Своевременно осуществлять печать поступающей на имя руководителя корреспонденции;7.     Осуществлять делопроизводство офиса, в том числе регистрировать входящие и исходящие бумаги;8.     Проводить контроль и организовывать посещение граждан в стенах кабинета руководителя;9.     Вести учет поступающих в офис товаров и услуг;10.                        Контроль над соблюдением чистоты, техники безопасности, пожарной безопасности в офисе.Это лишь базовый перечень обязанностей. По усмотрению руководителя он может быть расширен.
Права офис менеджера с функциями секретаря Каждый сотрудник имеет права, предусмотренные законом, кроме того ему предоставлен ряд прав в зависимости от поставленных перед ним обязанностей. Так офис менеджер имеет следующие права:·        Разрабатывать и предлагать новшества по улучшению работы офиса;·        Осуществлять запросы и ходатайства в отделы по поводу предоставления нужной информации;·        Своевременно в полном объеме знакомиться с решениями руководства, которые прямо или косвенно затрагивают его работу;·        Требовать от руководителя комфортных условий труда, которые обеспечивают выполнение поставленных перед ним задач.Как правило, раздел «Права» всегда по объему наименьший.
Ответственность Любой сотрудник должен нести ответственность за невыполнение своих функций или за нарушение законодательства. Офис менеджер не является исключением.Он несет определенную ответственность, которая и прописывается в должностной инструкции. Кроме того, в инструкции прописано и за что он несет ответственность:·        За невыполнение своих должностных обязанностей;·        За ненадлежащее выполнение своих обязанностей;·        За нарушение норм законодательства;·        За причинение материального ущерба предприятию;·        За использование активов фирмы в собственных целях или в целях, не предусмотренных внутренним распорядком.

Таким образом, из представленной информации можно сделать вывод, что любая должностная инструкция, в том числе и офис менеджера с функциями секретаря является в некой мере уникальной бумагой, которая составляется конкретно под запросы фирмы.

Конечно, можно использовать разработанные шаблоны (образец должностной инструкции офис менеджера с функциями секретаря можно скачать по ссылке ниже), но для максимального результата и удовлетворенности руководителя, необходимо разрабатывать документ с учетом индивидуальных особенностей компании.

Источник: https://raszp.ru/spravochn/dolzhnostnaya-instrukciya-ofis-menedzhera-s-funkciyami-sekretarya.html

Должностная инструкция офис менеджера: разбираем типовой образец

Хотите разработать должностную инструкцию для офис-менеджера? Не уверены, какие права и обязанности туда включить? Узнайте, как правильно оформить этот документ.

Должностная инструкция — это главный организационный документ, который дает возможность работодателю разграничить права и обязанности между сотрудниками, а также наладить взаимосвязи отдельных должностей. Она определяет функции, права, обязанности и круг ответственности для работника, занимающего определенную должность.

Данный локальный нормативный акт позволяет:

  • увеличить скорость и повысить надежность выполнения задач;
  • распределить функциональные обязанности подчиненных;
  • устранить конфликты в коллективе;
  • определить функциональные связи сотрудника;
  • конкретизировать его права;
  • повысить ответственность персонала;
  • организовать равномерную загрузку;
  • сделать моральное и материальное стимулирование более эффективным;

Должностная инструкция офис-менеджера: где взять типовой образец

При разработке должностной инструкции офис менеджера поиск образца данного документа может вызвать ряд затруднений. Дело в том, что законодательство не содержит единых требований к  ее структуре и содержанию. Более того, работодатель не обязан составлять такие акты для всех категорий сотрудников.

Для составления должностной инструкции офис-менеджера можно воспользоваться квалификационным справочником должностей. Но и в этом случае работодатель имеет право уточнить требования с учетом специфики компании, особенностей труда и управления.

Допускается также уточнение и частичное изменение перечня работ, свойственных определенной должности в конкретных условиях. Работодатель сам определяет структуру и содержание нормативного акта, учитывая при этом требования трудового законодательства.

Справка

Таким образом, исходными данными для разработки документа можно считать:

  1. организационную структуру предприятия;
  2. классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
  3. положения о структурных подразделениях;
  4. классификатор функций управления;
  5. нормативы управленческого труда;
  6. результаты экспертных опросов служащих;

Полезная статья: Узнайте как правильно оформить должностную инструкцию секретаря

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации, должностная инструкция относится к классу унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

В процессе ее оформления необходимо учитывать требования ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации».

Получается, что образец должностной инструкции офис-менеджера — это общепринятая в делопроизводстве форма, содержание которой может варьироваться в зависимости от потребностей компании.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211111-doljnostnaya-instruktsiya-ofis-menedjera-17-m10

Что должна содержать должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря: примеры и образцы документов

Офис-менеджер, совмещающий свою работу с функциями секретаря – должность, на которой сотруднику предстоит выполнять немало обязанностей. Этот специалист не только помогает руководителю, но и координирует деятельность многих подразделений организации. Чтобы ему было легче выполнять работу, должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря должна быть правильно составлена.

Как составить: общие положения

Любая должностная инструкция должна содержать раздел «Общие положения». В нее входят следующие пункты:

  • категория, к которой относится сотрудник;
  • требования к образованию и стажу работы кандидата на должность;
  • в чьем подчинении находится специалист, кто из руководителей уполномочен принимать и освобождать его от занимаемой должности;
  • законы, локальные нормативные акты и инструкции, которые обязан знать сотрудник.
Читайте также:  Огрнип – что это и где его взять

Менеджер офиса с совмещением обязанностей секретаря – должность, играющая важную роль на любом предприятии. Такой сотрудник относится к категории специалистов. Большинство руководителей предпочитает принимать на нее специалистов с высшим образованием и стажем работы не менее года. Во многих компаниях предъявляются и требования к знанию иностранных языков.

Для успешной работы офис-менеджер с функциями секретаря должен знать:

  • порядок оформления и хранения внутренних и других документов, относящихся к деятельности организации;
  • правила пользования переговорным оборудованием и оргтехникой;
  • требования к организации рабочего места, нормы санитарии охраны труда;
  • штатное расписание компании, особенности функционирования каждого ее подразделения;
  • правила делового этикета;
  • требования, предъявляемые к дресс-коду.

В этом подразделе нужно постараться учесть все знания и персональные навыки, необходимые специалисту в работе. Как правило, он находится в непосредственном подчинении первого лица организации.

Должностные обязанности: на что имеет право сотрудник и его ответственность

Должностная инструкция офис-менеджера, который одновременно является и секретарем организации, содержит пункты о его правах, обязанностях и персональной ответственности.

Обязанности менеджера офиса с функциями секретаря:

  1. осуществление организации документооборота внутри компании;
  2. координация работы руководителя и всех подразделений в пределах предоставленных полномочий;
  3. информирование директора о недостатках в организации работы фирмы, а также нарушениях внутренних правил распорядка.
  4. контроль исполнения приказов руководства нижестоящими сотрудниками;
  5. подготовка проведения заседаний, собраний и других внутренних мероприятий.

Офис-менеджер с функциями секретаря имеет право на:

  • принятие самостоятельных решений, находящихся в пределах его компетенции;
  • получение доступа к информации, необходимой для выполнения своих обязанностей;
  • подготовку и вынесение на рассмотрение руководства рационализаторских предложений;
  • своевременное получение заработной платы и премии за свой труд, которые предусмотрены коллективным договором;
  • невыполнение поручений и обязанностей, которые противоречат закону или могут повлечь причинение вреда здоровью.

Кроме прав и обязанностей сотрудника, необходимо зафиксировать пределы его ответственности. Такой специалист не только помогает руководителю в работе, но и выполняет определенные руководящие функции. В связи с этим его ответственность значительно увеличивается.

Офис-менеджер с функциями секретаря отвечает за:

  • ущерб, который причинен работодателю в результате противоправных действий или недобросовестности;
  • разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну компании;
  • игнорирование правил санитарии, норм противопожарной безопасности и внутреннего распорядка;
  • выполнение своих обязанностей несвоевременно или ненадлежащим образом.

Образец должностной инструкции

Скачать образец рабочей инструкции офис-менеджера с функциями секретаря вы можете здесь: https://yadi.sk/i/KboPAuRM3TmdUP

От качественной работы офис-менеджера, совмещающего свою работу с функциями секретаря, во многом зависит успешная деятельность коллектива. Если составить ее грамотно, у сотрудника не возникнет вопросов, что входит в круг его обязанностей и на что он имеет право. Чем подробнее расписать все особенности этой должности, тем эффективнее будет работа компании.

Источник: https://specworkgid.com/baza-znanij/info/dokumenty/obrazcy-instrukcij/dolzhnostnye/ofis-menedzhera-s-funkciyami-sekretarya.html

Должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря: особенности и требования

Даже при незначительном штате, включающем лишь руководителя компании и его наемных работников, необходим ответственный сотрудник, который являлся бы организующей силой, способной направлять и контролировать рабочий процесс — именно эта мысль определяет текст должностной инструкции офис-менеджера.

Такая должность предполагает наличие у соискателя набора определенных навыков и соответствующего образования, а также умение взаимодействовать с людьми. Впрочем, этим список требований не ограничивается.

Должностная инструкция

Уже на стадии соискания должности кандидат может ознакомиться с нормативным актом, регулирующим его права, обязанности и зону ответственности в компании. Такой документ называется должностной инструкцией. Она состоит из пяти основных разделов:

  1. Общие положения. В них содержится вся организационная информация: наименование предприятия, занимаемой должности и структурного подразделения, к которому она принадлежит. Там же указываются субординация, порядок замещения должности и увольнения, а также требования к образованию и квалификации.
  2. Обязанности. В этом разделе приводятся перечень обязанностей работника, а также способы их реализации.
  3. Права служащего, то есть все дополнительные возможности, способствующие эффективному исполнению обязанностей.
  4. Ответственность. В соответствии с этим разделом руководство принимает решения об оценке качества труда, поощрении или штрафе.
  5. Взаимоотношения. Этот раздел регулирует все связи с внешними и внутренними подразделениями, которые могут возникнуть у работника в процессе осуществления своих функций.

Принципы составления должностной инструкции

Нормативной базой для составления такого рода документов является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (1998 г.).

При его разработке значительное внимание уделялось описанию должности и условий выполнения работником своих обязанностей.

Специфика работы включается в заглавие документа, например, «Должностная инструкция секретаря» (офис-менеджера или главного бухгалтера).

Кроме того, если существуют две должности с одинаковыми названиями, но разными задачами, то должны быть подготовлены разные документы, отображающие эти различия. Должностные инструкции офис-менеджера кадровика имеют определенные отличия от такого же нормативного акта для секретаря.

Требования к офис-менеджеру

Кандидату на должность так или иначе придется руководить людьми. Это может быть всего лишь пара человек в небольшой компании или весь административный персонал на крупном предприятии. Естественно, соискатель должен быть уверенным пользователем ПК и уметь работать с другой офисной техникой (сканером, принтером или факсом).

Офис-менеджер часто является представителем компании, поэтому обязательным требованием является грамотная речь и умение составлять деловые письма. Очень часто компании требуют от таких сотрудников знания основ делопроизводства и трудового законодательства.

Совет

Владение как минимум одним иностранным языком пока еще является желательным навыком, однако при устройстве на крупное предприятие это уже одно из обязательных требований.

В ряде случаев офис-менеджеру приходится совмещать свои обязанности с функциями других работников. Это приводит к увеличению требуемых навыков. Так, офис-менеджер с функциями бухгалтера должен иметь соответствующее образование и владеть специальными программами.

Основные обязанности

Типовая должностная инструкция офис-менеджера с функциями секретаря включает в себя следующие пункты:

  • обработка почтовых отправлений, как входящих, так и исходящих; их перераспределение внутри компании;
  • контроль за сроками исполнения принятых обязательств по договорам и соглашениям;
  • совершение исходящих и прием входящих звонков;
  • работа с клиентами и представителями партнерских компаний;
  • контроль за наличием необходимых канцелярских принадлежностей;
  • поддержание офисной техники в рабочем состоянии и вызов специалистов в случае ее поломки;
  • распределение времени внутри рабочего графика (в некоторых случаях и для руководителя);
  • организация необходимых мероприятий (встреч, конференций, командировок, корпоративных вечеринок);
  • протоколирование хода совещаний;
  • обновление и пополнение свежим контентом корпоративного сайта.

Этот список включает в себя лишь базовые требования. Другие пункты могут быть добавлены в соответствии со спецификой заключаемого трудового договора. Должностная инструкция офис-менеджера с функциями кадровика, например, предписывает сотруднику вести и своевременно предоставлять всю отчетную документацию или замещать начальника отдела кадров в случае его отсутствия.

Дополнительные обязанности

Помимо основных функций в должностной инструкции офис-менеджера содержится перечень различных обязанностей, которые могут варьироваться в зависимости от направлений деятельности компании. Офис-менеджеру может быть предписано работать с административными органами, то есть получать разрешение на проведение торговли, открытие филиала компании или дочернего предприятия и т. д.

Одной из самых ответственных задач является фактическое руководство компанией в отсутствие ее директора.

Разумеется, это возможно лишь в том случае, когда сотрудник зарекомендовал себя как ответственный и надежный человек, на которого можно положиться.

Кроме того, должностная инструкция офис-менеджера часто содержит пункт о необходимости оформления генеральной доверенности. Такой документ может потребоваться, например, для получения почтовых отправлений высокой степени важности.

Неформальные требования

Крупные компании обычно заранее позволяют ознакомиться с образцом должностной инструкции офис-менеджера кандидатам на эту должность, чтобы те в полной мере отдавали себе отчет о перечне требований и обязанностей.

Но даже при виде таких полномочий соискатель должен понимать, что он остается одним из многих сотрудников предприятия. В связи с этим не следует забывать о том, что не прописано в должностной инструкции. Офис-менеджер с функциями секретаря должен быть человеком, тонко чувствующим время, чтобы иметь возможность распределить его необходимым образом.

Задачи по организации рабочего процесса

Самое главное требование к его труду состоит в эффективности, поэтому человек, занимающий такую должность, обязан экономно расходовать офисные материалы, контролировать объем потребляемой электроэнергии.

За других сотрудников компании офис-менеджер отвечает едва ли не наравне с руководителем. В силу этого он должен следить за тем, чтобы условия труда соответствовали принятым санитарным нормам и правилам безопасности.

Наконец, исполняя свои прямые обязанности, офис-менеджер получает доступ к секретной документации, поэтому одним из требований становится подписание договора о неразглашении коммерческой тайны или любой другой информации, которая могла бы нанести ущерб позициям компании на рынке.

Права офис-менеджера

Разумеется, исполнение такого числа обязанностей позволяет сотруднику пользоваться особыми правами. Они тоже прописаны в должностной инструкции офис-менеджера.

Суть некоторых из них, таких как возможность доступа к конфиденциальной информации, напрямую проистекает из необходимости выполнять свои рабочие обязанности. Другие связаны с властными привилегиями.

Обратите внимание

Так, офис-менеджер вправе требовать от остальных сотрудников исправлять допущенные ими по небрежению ошибки в производственных документах, устанавливать для них размеры поощрения или применять к нерадивым штрафные санкции.

Зачастую офис-менеджер оказывается связующим звеном между сотрудниками и руководящими лицами. Такая позиция позволяет ему добиваться улучшения условий труда и представлять коллективные пожелания по улучшению качества работы как отдельно взятого отдела, так и предприятия в целом.

Особенности должностной инструкции офис-менеджера отдела продаж

Офис-менеджеры давно стали незаменимыми в крупных и не очень компаниях, поэтому для замещения такой вакансии им требуются некоторые специальные навыки.

Распространенным является случай, когда на одном предприятии трудятся сразу несколько офис-менеджеров с особыми функциями, над которыми стоит старший.

Их должностные инструкции по сути своей совпадают, но отличаются дополнительным набором функций.

Так, если офис-менеджер работает в отделе продаж, в его должностной инструкции могут содержаться такие пункты, как:

  • поиск новых точек сбыта;
  • отслеживание изменений в структуре спроса;
  • подготовка отчетных документов по совершенным продажам;
  • непосредственная работа с клиентом по приему заказов и их последующей обработке;
  • работа по информированию клиентов о возможных изменениях в ассортименте товара и перерасчете цен;
  • организация необходимых совещаний;
  • подписание контрактов о поставках товара.

Дальнейшие требования могут быть связаны со спецификой предлагаемых компанией товаров. Если фирма связана с куплей-продажей недвижимости, то в число обязанностей офис-менеджера могут входить подготовка информационных буклетов и оформление специфических документов.

Ответственность офис-менеджера

В случае неисполнения своих обязанностей, при совершении правонарушений, в том числе разглашении коммерческой тайны, или совершения других действий, наносящих ущерб имиджу компании, офис-менеджер несет ответственность в соответствии с нормами административного, гражданского и уголовного кодексов. Если был нанесен материальный ущерб организации, то наказание выносится согласно предписаниям трудового кодекса.

Источник: https://autogear.ru/article/10988/doljnostnaya-instruktsiya-ofis-menedjera-i-nekotoryih-drugih-sotrudnikov-predpriyatiya/

Ссылка на основную публикацию