Как составить, заполнить и утвердить график отпусков

График отпусков на 2018 год: как составить, заполнить и утвердить

Каждый работник предприятия имеет законное право на ежегодный отпуск.

Во избежание остановки предприятия, в случае если все сотрудники одного профиля изъявят желание отдохнуть в одно время, составляют график отпусков.

Это гарантирует работникам соблюдение их прав и в то же время защищает интересы руководства. До какой даты составлять график отпусков на 2018 год? Как его заполнить и утвердить? Расскажем и приведем образец, который вы сможете скачать.

Что такое график отпусков

График представляет собой расписание ежегодного оплачиваемого отдыха, проставленного с соблюдением очередности. Это гарантирует пребывание на рабочем месте необходимого количества сотрудников в то время, когда остальная их часть отдыхает.

В Интернете можно легко найти график отпусков с образцом заполнения на 2018 год. Но скачать и распечатать, после чего использовать у себя на предприятии, – этого мало. Данный документ составляют с определенной периодичностью и частотой, установленной Трудовым кодексом РФ. График отпусков — это документ, который контролирует трудовая инспекция и изредка – налоговики.

Ежегодный график отпусков: правила оформления и внесение изменений

При составлении расписания отдыха существуют определенные правила, которые следует соблюдать. Его утверждают единожды в год. И на его изменение есть определенные ограничения.

Так, туда можно вносить только коррективы по срокам, если на то есть необходимость и документальное основание в форме приказа по организации, подписанного непосредственно руководителем.

Таким образом, приказ должен быть согласован с администрацией предприятия и профсоюзной ячейкой (если есть).

Обратите внимание

Не позднее декабря каждого года на предприятии проходит составление графика отпусков на следующий календарный период. В 2017 году утвердить данный документ нужно не позднее 17 декабря – ровно за две недели до предстоящего 2018 года. Такой распорядок прописан в Трудовом кодексе.

Имейте в виду: при принятии на работу новых сотрудников периоды их отдыха обычно не вносят в существующий график, но их могут утвердить по согласованию с администрацией. Также см. «Первый отпуск после устройства на работу».

Опросные листы

Составляя график отпусков, образец которого представлен ниже, руководство компании должно учитывать пожелания работников. При этом обязательно берут во внимание особенности трудового процесса. Для этого можно составить опросный лист, в котором работники напишут, когда они хотят пойти в отпуск в 2018 году.

Запланировать ежегодные отпуска придется даже сотрудникам, которые собираются увольняться, уйти в декрет или в отпуск по уходу за ребенком.Если работники затрудняются выбрать период отпуска, то попросите их написать примерные даты.

Нельзя оставлять в графике пустые строки. Позже работники смогут согласовать с руководством перенос дней отпуска. Поясните работникам, какие дни отпуска им нужно запланировать в опросном листе.

Скачать пример опросного листа для формирования графика отпусков на 2018 год.

Для чего составляют

График необходимо создавать на любом предприятии независимо от численности сотрудников.

Трудовой кодекс гласит о том, что такой документ обязателен для работников и их руководителей, поскольку дает определенные гарантии и принуждает соблюдать закон.

Более того, он отражает очередность отпусков, что предупреждает дальнейшие разногласия и споры. На случай несоблюдения ТК РФ в этом вопросе инспекторы по труду имеют право наложить штраф на руководство компании.

Права отдельных категорий граждан

У большинства работников ежегодный основной отпуск длится 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но некоторым сотрудникам, например инвалидам и несовершеннолетним, надо предоставлять больше дней. Так, отпуск несовершеннолетнего сотрудника составляет 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), а работника-инвалида — 30 календарных дней в год (ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 № 181-ФЗ).

Предупредите сотрудников, что они могут разбить отпуск на части. Но хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Выясняя вопрос, как составить график отпусков, следует знать особенности закона, защищающего права определенных категорий граждан, которые могут получить отпуск в любое удобное для них время. К ним, в частности, относят:

  • женщины, имеющих двое и более детей в возрасте до 12-ти лет. Эта категория работников имеет право требовать отпуск и в летнее время;
  • супругов, чьи жены в отпуске по беременности и родам;
  • совместители (вместе с отдыхом по основной работе);
  • сотрудники возрастом до 18 лет;
  • жены или мужья военнослужащих имеют право уйти в оплачиваемый отпуск вместе с супругом и др.

Также см. «Какие бывают отпуска».

Ежегодный график отпусков: ТК РФ и правила составления

График является локальным актом, в который вносят информацию об отпусках работников структурных подразделений. При этом любой отдел имеет собственный график, касающийся его сотрудников. Такая схема считается оптимальной для любого предприятия: руководство занимается составлением расписаний с учетом потребностей отдела в определенном количестве сотрудников.

Коррекцией графика обычно занимается отдел кадров. К тому же он обязан учесть интересы льготных категорий сотрудников. Затем выходит приказ о графике отпусков, с образцом которого нужно ознакомить начальников подразделений.

После проведения коррекции кадровики отправляют исправленные графики на обсуждение персоналу, чьи пожелания относительно отпуска были изначально не соблюдены и потому сроки передвинуты. Руководители отделов также рассматривают исправленный вариант, поскольку бывают ситуации, когда необходимо присутствие конкретных сотрудников на рабочих местах в определенное время года.

При переносе и корректировке отпуска одному сотруднику, зачастую, смещаются графики еще нескольких лиц. Поэтому необходимо согласование всех, кого коснулись изменения.

Учитывая все это, когда составляют график отпусков на следующий год, необходимо заранее предусмотреть возможность коррекции и отвести достаточно времени на этот вопрос, чтобы успеть утвердить график в срок.

После коррекции и утверждения нового графика его заново отправляют в отдел кадров, где оформляют сводное расписание на всю организацию. Эту работа проводят после того, как подписан приказ о составлении графика отпусков. См. “Издаем приказ составлении графика отпусков на 2018 год“.

Особенности небольших фирм

В маленьких организациях практикуют предварительный опрос сотрудников, где они могут выразить пожелания относительно времени года своего отпуска.

Но во избежание больших разногласий, инспекторы по труду дают рекомендации все же не довольствоваться словесным опросом, а фиксировать его документально с подписью каждого работника. Это будет подтверждением того, что он не возражает против предложенного времени отпуска.

Предварительная форма графика отпусков на 2018 год доступна в Интернете, но такой заполненный документ в любом случае подлежит дальнейшему согласованию с руководителем. Далее мы также приведем пример заполненного графика на предстоящий год.

Важные моменты и требования закона

При составлении расписания недостаточно только пожеланий работников. Законодательство РФ обязывает учитывать следующие моменты.

Стаж работы

Уйти в оплачиваемый отпуск имеет право любой сотрудник компании, проработавший не менее шести месяцев. Например, в случае если работник брал неоплачиваемый отдых более 7-ми дней в период, за который предоставляют очередной отпуск, это время не включают в стаж, обеспечивающий право использовать оплачиваемый отпуск.

Иными словами — происходит перенос начала отпуска. Даже в той ситуации, если он уже запланирован и включен в график. Тогда график отпусков, образец заполнения в 2017 году которого приведен ниже, подлежит коррекции. Это обусловлено отсутствием у работника достаточного стажа. Такая ситуация изменения графика имеет юридическое основание. Также см.

«Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков».

Отдельные категории сотрудников

Они имеют право уйти в оплачиваемый отпуск независимо от стажа. Под эту категорию подходят сотрудники до 18 лет, женщины перед или после отпуска по беременности, усыновители детей, которым не исполнилось 3-х месяцев. При составлении графика легко учесть несовершеннолетних и принятых на работу беременных женщин.

Все остальные случаи предполагают необходимость согласования ситуации с администрацией, когда работник, стаж которого не достиг шестимесячного срока, желает уйти в отпуск. Как правильно составить график отпусков, подскажет Трудовой кодекс.

В нем указано, что оплачиваемый отдых не дают работникам в качестве аванса, то есть до истечения 6-ти месяцев работы на предприятии.

Дополнительные ежегодные отпуска

Они положены некоторым категориям граждан, работа которых связана с вредным производством или опасными условиями труда. Такие виды отпуска тоже необходимо вносить в график отпусков, бланк которого приведен в этой статье. Стаж, позволяющий пользоваться таким отпуском, включает фактически отработанный период, поэтому возможность получения такого отдыха авансом невозможна

Два отпуска

Возможность получения двух отпусков есть у тех, кто был принят на работу в конце календарного года. К примеру, если сотрудник оформлен на работу в ноябре, то он имеет право уйти в отпуск в июне, но до окончания года взять еще один отпуск уже за следующий год. Подобную возможность необходимо предусмотреть, составляя график отпусков на бланке, скачать который можно в Интернете.

Очередность отпусков

Ее устанавливают согласно не только желаниям сотрудников, но, в первую очередь, учитывая интересы рабочих, имеющий право на первоочередной отпуск в любое время года. Подготавливая приказ об утверждении графика отпусков на 2018 год, необходимо составить список таких сотрудников, чтобы изначально учесть их требования

Сотрудники по совместительству

Они имеют право требовать отпуск в то время, которое утверждено на другой работе. Для этого им следует предоставить подтверждающий документ.

Сотрудники, не использовавшие отпуск за предыдущий год

Они имеют право выбрать любой удобный период для своего отпуска, а их пожелания отражают в графике в первую очередь

Работники, поступающие в вузы и их родители

Поступая в вуз (ссуз) или будучи родителем 9-ти или 11-тиклассника, работники могут выбирать время отпуска по своему усмотрению. Этот особо касается жителей Крайнего Севера, если их дети планируют поступление на учебы в другие регионы. Для сопровождения ребенка родитель может взять полный или частичный отпуск на время экзаменов.

Продолжительность отпуска

Стандартный отпуск в нашей стране имеет длительность 28 дней. Увеличен он может быть в случае наличия дополнительных отпусков.

Кроме того, есть определенные профессии, работники которых имеют право на более длительный отпуск.

Сюда входят педагоги, социальные работники, государственные и муниципальные служащие, судьи, работники прокуратуры, сотрудники полиции, таможенных органов, спасательные службы и др.

График отпусков: образец 2018

На данный момент действует рекомендованная форма Т-7, утвержденная постановлением Госкомстата России еще в 2004 году.

Зачастую, кадровики считают, что составлять графики отпусков достаточно в произвольной форме. Но это неверно, ведь этот документ относят к учетной документации. Поэтому для предприятий более уместна унифицированная форма Т-7 «График отпусков». Его следует составлять строго, соблюдая закон.

Правильно заполненный бланк важен и для финансовой составляющей предприятия, поскольку на основании этого документа будут производить выплаты отпускных.

Неудобства приносят случаи, когда необходимо разбить отдых на части. Принятый образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 не предусматривает подобных действий, и каждый работодатель решает такую проблему индивидуально. Например, он может задействовать дополнительные строки или добавить специальную графу для подписи работника.

Далее вашему вниманию – образец заполнения графика отпусков на 2018 год, который вы можете скачать в формате Word.

Также вы можете скачать форму бланка графика отпусков на 2018 год в формате Excel.

Утверждение графика

Заполненный график отпусков на 2018 год должен заверить своей подписью руководитель отела кадров. А при ее отсутствии –  другой уполномоченный сотрудник, например, главный бухгалтер.

После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации. С этого момента документ обязателен и для работодателя, и для его сотрудников.

Читайте также:  Как открыть мойку самообслуживания с нуля

Поэтому их нужно ознакомить с графиком отпусков.

Важно

Многих интересует вопрос: необходимо ли отдельно делать образец приказа об утверждении графика отпусков?

Ответ: нет, не обязательно, поскольку в шапке раздела «Утверждаю» руководитель оставляет подпись, которая и выполняет роль приказа. Следуя из этого, острой необходимости в дополнительном приказе не существует. Также см. «Приказ об утверждении графика отпусков по форме Т-7».

Внесение изменений

Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):

  • в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
  • в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
  • в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
  • в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков на 2018 год имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ.

Внесение дополнений

Случается, что уже после утверждения графика отпусков на очередной год на работу принимаются новые работника. В подобной ситуации Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е.

вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления. Однако никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников.

Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Ответственность

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. – для  должностных лиц (например, директора или кадровика);
  • от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

Источник: https://buhguru.com/ohrana-truda/grafik-otpuskov.html

График отпусков на 2019 год: как составить и заполнить по новым правилам

График отпусков на 2019 год надо утвердить не позднее чем за две недели до года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). То есть не позднее 17 декабря 2018 года, это понедельник.

В этом году график отпусков надо устанавливать по новым правилам. В ТК появилась новая статья 262.2. Она гласит, что работникам с тремя и более детьми до 12 лет ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Соответственно, у них есть приоритет в получении «места в графике».

Как утвердить график отпусков на 2019 год

График должны сделать все работодатели. Иначе могут оштрафовать по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. ИП — от 1 до 5 тыс руб., компанию — от 30 до 50 тыс руб.

Унифицированную форму № Т-7 работодатели использовать не обязаны, но на практике именно ею чаще всего и пользуются.

Чтобы известить сотрудников о составлении графика, можно издать приказ, в котором обязать руководителей подразделений собрать у подчиненных их пожелания.

Опросные листы руководители подразделений передают в кадровую службу, где составляют график отпусков, который утвердит руководитель организации.

С графиком сотрудников надо ознакомить под роспись.

График отпусков на 2019 год. Инспекторы могут заявить о рабском труде

ГИТ всегда проверяет график отпусков, анализируя, точно соблюдается ли он. Само отсутствие такого графика чревато компаниям штрафом в 50 тыс. рублей, но вот непредоставление отпуска грозит таким же штрафом уже за каждый случай (т.е.

за каждого работника). Обычно сами сотрудники не ходят или не используют весь отпуск, это и понятно: им выгодно накапливать дни в расчете на последующую компенсацию, да и длинные каникулы многим позволяют достаточно отдохнуть.

Но штрафы за это платит компания из своего кармана.

К тому же, появилась и еще более серьезная опасность из-за неиспользованных отпусков. По результатам одной из проверок, ГИТ предложила новую «трактовку» нарушения. Инспекторы усмотрели в нем признаки ст. 127.

2 Уголовного кодекса РФ, а это между прочим «Использование рабского труда». Предписание венчала фраза: «Материалы проверки подлежат направлению в Главное Следственное Управление Следственного Комитета РФ по г. Москве».

Возможное наказание за это — вплоть до лишения свободы на срок от 3 до 10 лет.

Мы собрали самые частые вопросы по графику отпусков.

Работник устроился в начале 2019 года и хотел бы отгулять часть отпуска летом. Внесут ли изменения в график отпусков, если он уже утвержден?

Когда работодатель и новый работник согласовали время отпуска последнего, график отпусков должен быть дополнен.

На основании заявления нового работника работодатель должен издать специальный приказ о внесении дополнений в график. Когда именно должно быть написано такое заявление, вправе установить работодатель.

Как пояснили специалисты портала Онлайнинспекция.рф, он вправе требовать от работника написания заявления только в том случае, когда такая обязанность установлена трудовым договором, коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом организации. В противном случае сам работник решает, когда ему написать такое заявление.

Совет

Работнику, устроившемуся после составления графика отпусков, придется учитывать высказанные ранее пожелания других работников, за исключением случаев, когда он обладает преимущественным правом на предоставление отпуска. Напомним, что работники в возрасте до 18 лет могут отправиться отдыхать в любое удобное для них время (ст. 267 ТК РФ).

Кроме того, по желанию мужа ежегодный отпуск ему могут предоставить в период, когда его жена находится в отпуске по беременности и родам. Причем это не зависит от времени его непрерывной работы у данного работодателя (ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

График отпусков на 2019 год. Сколько раз в год можно переносить отпуск?

По соглашению сторон — неограниченное число раз.

Отметим, что в целом Трудовой кодекс не содержит закрытого перечня случаев, когда работник может перенести отпуск.

Это возможно в случае временной нетрудоспособности работника, а также исполнения работником во время отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы, и в других случаях, установленных трудовым законодательством или локальным нормативным актом (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

Так, по мнению экспертов службы Правового консалтинга компании «Гарант» отсутствие запрета означает, что перенос отпуска на другое время в течение рабочего года по соглашению сторон возможен.

В связи с этим они полагают, что отпуск работнику может быть предоставлен и в иное время, не предусмотренное графиком отпусков, если он выскажет такую просьбу, а у работодателя не возникнет возражений по поводу конкретного периода.

Работник ушел по графику отпусков, не предупредив работодателя

Еще одна распространенная ситуация, когда на работе аврал, который никогда не заканчивается, и работодатель не отпускает в отпуск. Но график отпусков был составлен еще в прошлом году, поэтому работник заранее взял билеты на отдых.

Работодатель решает уволить работника.

Однако в данном случае работодатель не прав, поскольку в соответствии со ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков.

Обратите внимание

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Согласно ч. 4 ст.

123 ТК РФ отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Изменения в графике отпусков на 2019 год

Руководитель должен подписать график отпусков на 2019 год не позднее 17 декабря.

Упомянутым выше законом в Трудовой кодекс добавлена новая статья 262.2. В ней прописано, что работникам с тремя и более детьми до 12 лет ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

То есть многодетные матери и отцы смогут уходить в отпуск в любое время.

Как выяснил журнал «Упрощенка», это значит, что бухгалтерия должна дать заполнить график отпусков в первую очередь многолетным отцам и матерям, а уже потом остальным работникам.

Какие работники вправе выбирать любое время для отпуска в 2019 году

Категория гражданКакое право предоставляетсяОснование
Один из родителей (в том числе опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по желанию в удобное для работника время статья 262.1 ТК РФ
Несовершеннолетний работник (до 18 лет) Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется продолжительностью 31 календарный день в любое удобное время для работника. статья 267 ТК РФ
Почетные доноры Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по желанию в удобное для работника время статья 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ
Беременные женщины Перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком работнице по ее желанию предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск. При этом стаж работы непосредственно у работодателя, где она трудится на момент отпуска не важен. статья 260 ТК РФ
Работник, у которого жена находится в отпуске по беременности и родам По желанию такого сотрудника ему предоставляется ежегодный отпуск в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от стажа его работы у работодателя, где он трудится на момент отпуска. статья 123 ТК РФ
Работники, которые усыновили/удочерили ребенка или детей в возрасте до 3 лет Сотрудникам, усыновившим ребенка, предоставляется отпуск на период со дня усыновления и до истечения 70 календарных дней со дня рождения усыновленного ребенка, а при одновременном усыновлении двух и более детей — 110 календарных дней со дня их рождения.По желанию работников, усыновивших ребенка (детей), им предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им (ими) возраста трех лет. В случае усыновления ребенка (детей) обоими супругами указанные отпуска предоставляются одному из супругов по их усмотрению. Женщинам, усыновившим ребенка, по их желанию вместо отпуска, указанного в части первой настоящей статьи, предоставляется отпуск по беременности и родам на период со дня усыновления ребенка и до истечения 70 календарных дней, а при одновременном усыновлении двух и более детей — 110 календарных дней со дня их рождения. статья 257 ТК РФ
Работники по совместительству Лицам, работающим по совместительству, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе. Даже если совместитель не отработал и 6 месяцев, работодатель все равно обязан отпустить его в отпуск (авансом). Более того, если продолжительность отпуска на работе по-совместительству полагается меньше по сроку, нежели по основному месту работы, то в таком случае работодатель по просьбе работника должен предоставить его отпуск без сохранения заработной платы такой же продолжительностью. статья 286 ТК РФ
Работники, прервавшие свой отпуск по требованию работодателя Отозвать работника из отпуска можно только с его на это согласия. Неиспользованные части отпуска в таком случае предоставляются работнику в удобное для него время в течение текущего рабочего года или на следующий год. статья 125 ТК РФ
Участники боевых действий или инвалиды войн Отпуск предоставляется в любое время. пп. 17 п. 1 ст. 14, ст. 16 Федерального закона РФ «О ветеранах» от 12.01.1995 г. №5-ФЗ
Супруги военнослужащих Отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга.

Источник: http://izjum.ru/grafik-otpyskov-na-2019-god-kak-sostavit-i-zapolnit-po-novym-pravilam-6/

Как составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2019 год – обязательно ли, когда, кто, образец, в excel

График отпусков должен контролировать и регулировать рабочий процесс. Он позволяет учесть интересы работников и начальства, а также обеспечить максимально эффективную производительность коллектива.

Качественное составление этого документа позволит минимизировать количество конфликтов между сотрудниками и начальством, а также создаст правильную рабочую атмосферу в коллективе.

Обязателен ли он

Информация о графике ежегодных отпусков содержится в статье 123 ТК РФ. Она требует, чтобы каждый работодатель обязательно составлял график отпусков.

За несоблюдение этого требования директору фирмы может грозить наказание, предусмотренное статьей 5.27 КоАП РФ:

 Лицо, совершившее первое нарушение  Размер штрафа
 Руководители фирмы  10-50 тысяч рублей
 Юридические лица  300-500 тысяч рублей

Однако в этой статье нет никакой информации о том, при каком количестве сотрудников работодателю нужно составлять этот документ:

  1. Например, индивидуальному предпринимателю, который работает в фирме один не нужно согласовывать свой отпуск ни с кем, поэтому составление графика для него абсолютно необязательно.
  2. Но на предприятии с большим количеством работников, составление этого документа очень важно.
Читайте также:  Как выделить ндс из суммы: формула

Как правило, большинство работников хотят выйти на заслуженный отдых в летний или осенний период. А это значит, что работодателю нужно учесть пожелания всех и при этом никого не обидеть.

Неграмотное и несвоевременное составление графика отпусков, помимо большого штрафа, повлечет за собой неразбериху в коллективе, а также нарушения в работе фирме.

При регулярном повторении данного нарушения, по статье 5.27 КоАП РФ, предусмотрены отдельные виды штрафных санкций:

 Лицо, совершившее повторное нарушение   Размер штрафа
 Руководители фирмы 10-20 тысяч рублей, отстранение от должности на 3 года
 Юридическое лицо  50-70 тысяч рублей

Когда должен быть подписан

Это относиться, как и к индивидуальным предпринимательствам, так и к предприятиям, заключающим трудовой договор с наемными работниками:

  1. По статье 123 ТК РФ, работодатель обязан оформить данный документ не позднее, чем за 2 недели до начала нового календарного года, с учетом праздничных дней.
  2. Лучше всего начать разрабатывать и составлять данный документ с начала осени. Это связано с тем, что крайний срок утверждения плана на следующий год должен быть не позже 17 декабря.
  3. Предприятия и индивидуальные предпринимательства обязаны составлять этот график каждый год. Это связано с тем, что право на отдых и его продолжительность устанавливается в рамках одного года.
  4. Ежегодное заполнение этого документа позволит избежать конфликтов в коллективе и учесть интересы каждого работника.

Игнорирование этого аспекта влечет за собой привлечение к административной ответственности. Сам же график отпусков должен храниться на протяжении одного года.

Началом срока отсчета принято считать первое января того года, на который он оформляется. Это положение регулируется Приказом Министерства Культуры РФ № 558, пунктом 693 от 25.08.2010 года.

Кто должен его формировать

Данный документ должна составлять кадровая служба предприятия. В ситуации, когда такого отдела в фирме нет, ее руководитель обязан издать специальный приказ о составлении данного графика.

Этот документ должен содержать в себе следующие пункты:

  • ФИО и должность сотрудника, ответственного за составление графика;
  • сроки составления и согласования данного документа с работниками фирмы;
  • пожелания работников относительно дат и сроков отпусков;
  • день, когда данный документ будет согласован со всеми структурными подразделениями фирмы;
  • дата, когда данный документ будет предоставлен лицам, занимающим руководящие должности, для утверждения.

Как составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2019 год

Нужно начать заполнять в течение года и не позднее, чем за 2 недели до конца года. Порядок подготовки и утверждения нужно прописать в локальном правовом акте.

Это не является обязательным условием, но этот акт значительно упростит сам процесс и позволит в будущем избавиться от претензий и непониманий.

План составления локального акта:

  1. Прежде всего, руководители подразделений обязаны уточнить у своих сотрудников даты, сроки отпусков, а также индивидуальные пожелания каждого работника.
  2. После вся эта информация подается ответственному за составление графика отпусков, чаще всего это руководитель отдела кадров.
  3. В конце эти данные утверждаются.
  4. Информация от руководителей подразделений может быть предоставлена в отдел кадров в виде докладных записок. Также для этого подойдет специальная таблица.

После чего вся эта информация переписывается и сводиться в одну таблицу сотрудником, ответственным за составление плана.

Лучше всего для составления использовать специальную форму № Т-7. Она утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 года. Образец заполнения графика отпусков

Колонки этого документа должны быть заполнены следующим образом:

Номер графы  Какую информацию должна содержать
 1  наименование структурного подразделения
 2   должность сотрудника
 3 и 4  ФИО и номер сотрудника
 5-9  информация об отпуске (его срок, дата начала, особые пожелания)
 8  основания, по которым могут быть изменены установленные сроки отдыха
 10  особые примечания

Использование этой формы не является обязательным условием. Сотрудники отдела кадров могут составить свой собственный документ, который будет содержать ту же информацию.

Однако использование формы № Т-7 не запрещено законодательством. Также расписание периодов отдыха можно составить в excel с календарем, или же онлайн с помощью сервиса «график-отпусков. рф»

Условия предоставления отпуска особым категориям работников

Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, выбрать период отдыха в удобное время для себя могут следующие группы лиц:

 Льготная категория  Норма закона
 Супруг женщины, вышедшей в отпуск по декрету Статья 123 ТК РФ 
Родитель, воспитывающий ребенка-инвалида возрастом до 18 лет  Статья 262.1 ТК РФ
 Почетные доноры 125-Ф3 от 20.07.2012 года
 Герои ордена Славы

Источник: https://lgotyboss.ru/kak-sostavit-zapolnit-i-utverdit-grafik-otpuskov-na-2018-god/

Как составить, заполнить и утвердить график отпусков

График отпусков регулирует порядок организации законодательно положенного отдыха работникам.

В документе необходимо отразить сведения о длительности мероприятия, времени его начала и окончания, а также дату, когда работник обязан приступить к выполнению трудовых обязанностей.

График составляется всеми субъектами хозяйствования, имеющими статус юридического лица. Его отсутствие влечёт начисление штрафных санкций руководителю в размере до 50000 рублей.

График отпусков

Порядок составления документа

График составляется лично работодателем или его представителем, которым обычно является кадровый специалист. В документе должны учитываться пожелания сотрудников. На законодательном уровне установлен перечень работников, интересы которых нужно учитывать в первостепенном порядке. Отдохнуть в любое удобное время имеют право сотрудники:

  • несовершеннолетние;
  • являющиеся матерью, отцом или опекуном двух или более детей в возрасте старше 12 лет;
  • являющиеся мужьями женщин, находящимися в отпуске по беременностям и родам;
  • доноры;
  • ветераны труда;
  • участники боевых действий;
  • чернобыльцы.

Допускается составление документа без участия сотрудника при условии его письменного уведомления за две недели до начала события. В обоих случаях важна подпись сотрудника, свидетельствующая о его согласии с параметрами отпуска.

Стоит отметить, что сотрудник не может диктовать свои условия при выборе отпускного времени.

Работодатель вправе регулировать очерёдность ухода на отдых таким образом, чтобы отдых работников не повлиял на производительность предприятия.

Опросный лист

Планирование и утверждение отпускных графиков проводится в соответствии с определённым алгоритмом:

  1. Составление приказа об оформлении графика отпусков. В документе должны быть отражены сведения о возложении обязанностей на конкретного сотрудника и о предшествующих оформлению документа мероприятиях.
  2. Проведение аналитической работы по каждому сотруднику в области отнесения его к льготной категории, определения неиспользованных в предыдущие годы отпуска дней, а также наличия дополнительных дней, насчитываемых за особые условия труда или специфическое социальное положение работников.
  3. Заполнение опросного листа с учётом личных пожеланий работников.
  4. Сопоставление желаний работника с производственной необходимостью.
  5. Визирование документа ответственным лицом и руководителем подразделения.
  6. Утверждение документа работодателем.

Что должно быть отражено в графике отпусков

Законодательно определённые правила составления графика отпусков регламентируют возможность составления документа в произвольной форме при условии обязательного отражения разделов:

  • идентифицирующая информация о работнике (фамилия, имя, отчество);
  • структурное подразделение;
  • количество дней отпуска, полагающиеся работнику в следующем году;
  • временной период отдыха сотрудника;
  • фактическая продолжительность отпуска с учётом неотгулянных дней за прошлый период.

Нюансы

Приказ о предоставлении отпуска

На сотрудника, занимающегося организационными и документальными вопросами по оформлению графика отпусков, должен быть составлен приказ о возложении ответственности за проводимое мероприятие.

Стоит отметить, что такое задание может быть поручено любому работнику, имеющему соответствующую квалификацию в кадровом делопроизводстве и доступ к информации по кадрам. В таблице по отпускам сводного типа должны быть учтены все работающие сотрудники на момент утверждения документа.

В графике нужно отразить время отпуска, полагающееся за текущий год, а также за предыдущие годы, если дни отдыха были не использованы.

В документе должны быть учтены ограничения ввиду необходимости ведения производственной деятельности, касающиеся одновременного отсутствия нескольких работников на рабочем месте.

В ситуациях несостыковок желания работника с производственной необходимостью его нахождения на рабочем месте, сроки отдыха устанавливаются работодателем. При этом обязательно получение от сотрудника письменного согласия.

Время отпуска, выделяемое каждому работнику для отдыха, может быть разбито на части, при условии, что одна из них не менее четырнадцати дней.

Хранение документа

График отпусков

Срок хранения графика отпусков в организации соответствует году, с даты окончания его действия. Обычно такой датой является 1 января.

Несмотря на то что документ не имеет юридической силы уже на следующий год после его составления, он может понадобиться работодателю в спорных ситуациях, связанных с выплатами.

К тому же, ориентируясь на старый документ проще составить новый, учтя недоработки предыдущего документа.

Когда составляется график отпусков на следующий год

Как составить график отпусков

Нормы Трудового Кодекса регламентируют, что каждый субъект предпринимательской деятельности должен оформить график отпусков на следующий год до шестнадцатого декабря текущего года.

Руководитель предприятия должен организовать оформление документации заранее, чтобы успеть к этому сроку. Крупным компаниям рекомендуется инициировать проведение процедуры ещё с сентября текущего года.

Небольшие организации в состоянии справиться с задачей и за две недели.

Документальное оформление

Поскольку в документе есть гриф «утверждаю», то он считается достаточным для подтверждения согласования с работодателем.

Однако, для того чтобы избежать проблем с контролирующими органами, рекомендуется оформлять распорядительную документацию об отпуске каждого работника. Образец приказа об утверждении графика отпусков поможет кадровому работнику компетентно его оформить.

Приказы или распоряжения должны быть зарегистрированы в соответствии с внутренними требованиями документооборота на предприятии.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Источник: https://investim.info/kak-sostavit-zapolnit-i-utverdit-grafik-otpuskov/

График отпусков на 2019 год: порядок составления, заполнения и утверждения, скачать образец

По закону, каждый работник в течение года должен пойти в отпуск хотя бы один раз. Чтобы упорядочить этот процесс, в компании должен быть оформлен график отпусков. Кадровики для этих целей обычно применяют график отпусков по форме т-7, который составляется и вводится в действие за 2 недели до завершения текущего календарного года.

Для чего нужен график отпусков

График отпусков – это локальный нормативный акт, который должен быть на предприятии не только потому, что так требует законодательство, а также для обеспечения процесса непрерывного производства и недопущения остановки процесса из-за нахождения ключевых работников в отпусках.

Составлением документа обычно занимается кадровый отдел. Его сотрудники опрашивают руководителей всех подразделений фирмы, а они, в свою очередь, подчиненных. Последние должны сообщить даты, в которые они делают пойти в отпуск в следующем году.

Если в организации оформлено достаточно много работников, то заниматься составлением графика лучше всего уже с осени. В документ должны быть включены все сотрудники, с которыми у фирмы подписаны трудовые соглашения, включая руководящий состав.

Важно

По закону, принять график нужно не более чем за 2 недели до последнего дня года. Провести ознакомление можно уже и после этой даты.

Для некоторых работников закон определяет льготы при выборе желаемого времени отдыха. Но таким сотрудникам свое право нужно подтвердить заранее, путем предоставления необходимых оправдательных документов.

В графике нужно отражать все виды возможных отпусков:

Внимание! Согласно ст.124 ТК РФ работодателю запрещается непредоставлять  ежегодный отпуск работникам, которые согласно СОУТ заняты на опасных и вредных условиях труда, восемнадцати летним, а остальным сотрудникам в течение 2-х лет подряд.

Читайте также:  Коммерческое предложение продажа товара: образец

Какой полагается штраф за непредоставление отпусков в срок? Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП, за первичное нарушение ООО может быть оштрафовано на 30-50 тыс. рублей, ИП на 1-5 тыс. руб. А за вторичное – 50-70 и 10-20 тыс. рублей соответственно.

Может ли сгореть неиспользованный в срок отпуск?

В некоторых источниках можно найти информацию, что отпуск “сгорает”, в других говорится, что нет. Позиция не является однозначной – с одной стороны есть статья 124 ТК РФ, в ней ничего не говорится о том, что отпуск может сгореть, с другой стороны есть Международная конвенция об отпусках, действующая с 2011 года.

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/grafik-otpuskov.html

График отпусков: образец заполнения-2019 скачать

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2019 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2018.

График отпусков: как правильно составить

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

К таким категориям работников, в частности, относятся:

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск.

Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время.

Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

Что отразить в графике отпусков

Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

Что отразить в графикеКомментарий
Список сотрудников В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор
Количество дней отпуска Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ).
Предполагаемая дата начала отпуска Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется.
Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ).
Возможность разделения отпуска на части График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ)

График отпусков:

Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков: бланк

Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать здесь.

Приказ о графике отпусков: образец

Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.

Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.

Приказ о составлении графика отпусков: образец

Данный приказ может быть оформлен следующим образом:

ООО «Солнечный зайчик»

Приказ № 93

о составлении графика ежегодных отпусков

г. Москва                                                                                                                      19.11.2018

Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2019 год

приказываю:

1. Руководителям подразделений не позднее 07.12.2018 представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2019 год.

При подготовке информации необходимо учесть:

– пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;

– пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;

– период отпуска совместителей по их основному месту работы.

2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 12.12.2018.

3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:

– главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;

– начальника отдела продаж Егорова В.Т.;

– начальника отдела закупок Трунова Н.Н.

4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.

Генеральный директор Солнышков В.С.

С Приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова

Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева

Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова

Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов

Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.

Образец приказа о составлении графика ежегодных отпусков

Утверждение графика отпусков

График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).

После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22, 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

График отпусков образец заполнения в 2019 году

При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим образцом графика отпусков.

Внесение изменений в график отпусков

Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Где в графике отпусков отражаются изменения

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):

  • в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
  • в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
  • в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
  • в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

Внесение дополнений в график отпусков

Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Сколько времени нужно хранить график отпусков

Хранить этот документ нужно год (п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558)

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. – для ее должностных лиц;
  • от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

Отпуск в табеле учета рабочего времени

Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) указывается в зависимости от вида отпуска:

Вид отпускаБуквенный кодЧисловой код
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск ОТ 09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск ОД 10
Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателя ДО 16
Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательства ОЗ 17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором) ДБ 18
Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенка Р 14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста ОЖ 15
Оплачиваемый учебный отпуск У 11
Неоплачиваемый учебный отпуск УД 13

В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код – оба кода указывать не нужно.

Отпуск в табеле учета рабочего времени: образец

Образец отражения отпуска в табеле учета рабочего времени рассмотрим на примере.

Пример. Работнице Петровой Е.Ф. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 8 апреля 2019 г. На странице 2 табеля учета рабочего времени по форме Т-12 за первую половину месяца* записи в отношении данной работницы будут выглядеть следующим образом:

Номер по порядкуФамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)Табельный номерОтметки о явках и неявках на работу по числам месяца123456789101112131415Итого отработано за I половину месяца
1 2 3 4 5
1 Петрова Елена Федоровна, бухгалтер 054 Я Я Я Я Я В В ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ ОТ Я 6
8 8 8 8 8 8 48

*Представлен фрагмент формы Т-12

Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:

  • нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
  • в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил неотгулянные дни перенести на другое время.

Также читайте:

Источник: https://glavkniga.ru/situations/k501444

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector